【報連相がうまくいかない20代会社員必見】報連相のコツとポイント大紹介！
こんにちは、ユータです！
今回は
報連相のコツとポイントを
理解して生産性を上げる方法
についてお伝えします。
報連相とは
「報告・連絡・相談」
のことです。
報連相はただ行うことが大切ではなく、
報連相とは何で、どのように行えばいいのかを知り、
それを用いて何をするかが大切です。
報告、連絡、相談ができないと
上司や部下と認識が合わずに
問題点が出てきます。
言いたいことが伝わらずに混乱させてしまう
連絡できないと認識の相違が発生してしまう
相談ができないと上司が考えるものと違うものになってしまう
報連相のコツとポイントを覚えると
上記の問題が解決できて上司や部下との
関係性が円滑になるでしょう！
上司に正確に情報を伝えることができて、良い采配につながる
連絡を取り合うことができて、共通認識が作れて生産性が上がる
不明点を相談できて、質の均一化につながる
報連相をきちんとできることで
相手との齟齬が生じにくい伝え方の
スキルを身につけることができます。
そして、上司からも後輩からも
信頼されて仕事でも良い関係性が
作ることができるでしょう。
報告のコツ
仕事における報告とは、
生産性を上げるために
部下が業務や作業の経過や結果を
上司に伝えることです。
そう考えた時、
報連相における報告のコツは
以下の2点に集約されます。
- 先に結果や結論から伝えること
- 適切なタイミングで報告すること
先に結果や結論から伝えること
報告の最大のコツは
「先に結果や結論から伝えること」です。
例えば、「ある試験をしていて
ツールの使い方がわからないから教えて欲しい」
と報告するとしましょう。
上司からすれば
ツールの使い方を知りたい
という情報が一番大切ですよね。
「ある試験」という情報は過程で
上司からすれば不要な情報です。
先に結論を伝えることができれば
無駄な情報の伝達や混乱を防げて
さらに、情報伝達の時間短縮にもなります。
経緯や要因を伝えることも重要ですが、
まずは結論を簡潔に伝える意識を持って、
上司が全体像を把握できるように
報告するようにしましょう。
事前に報告内容で伝えたいことを
メモしておくことで簡潔に
報告できるのでオススメです。
また、内容によっては
メールやチャットでの
報告も有効な手段です。
内容が適切ならば「細かく報告をしすぎだ！」と
怒られることはまずありませんので、
仕事に慣れるまではこまめに報告をしましょう。
適切なタイミングで報告すること
報告のもう1つのコツは、
「適切なタイミングで報告すること」です。
報告の重要性が分かっていても
「報告のタイミングがわからない」と
感じている人は意外と多いようです。
ビジネスにおいて報告すべき
適切なタイミングとして、
大きく次の4つが挙げられます。
- もらった仕事が終わったとき
- もらった仕事が期日までに間に合いそうにないとき
- 長期間にわたる仕事や作業をもらったとき
- トラブルやイレギュラーが発生したとき
あらかじめ、報告を行う
タイミングを決めておくことで
迷う事なく報告ができますね。
特にトラブルの発生時の対応は非常に重要です。
トラブル対応はスピードが命と言われます。
悪い報告は気が進まないものですが、
先送りにしたことで新たなトラブルが
発生することも多いです。
例えば、仕事で使っていたパソコンが
急に故障してしまって使えなくなった時に
すぐに報告しないと何も作業が
できない時間ができてしまいます。
そういった時にすぐに報告できれば
復旧作業が迅速にできたり、別のパソコンを
用意してもらったりと対応しやすくなるでしょう。
トラブルが発生した際は直ちに
報告することで問題が大きくならないので
迅速に報告することを心掛けましょう。
報告のポイント
認識の相違をなくすこと
報告を行う際には、
「上司との認識の相違をなくすこと」を
意識しましょう。
例えば、上司が
「パソコンのセットアップ手順について
資料にまとめてくれ」
と依頼されたとしましょう。
その際、部下は上司に対して
認識を合わせることで
無駄な作業の発生や食い違いを防ぐことが
できるようになりますよね。
特に上司が正確に状況を把握できれば、
より正確な判断や意思決定が
できるようになります。
これが報連相の目的である
「チームの業務の効率化・生産性のアップ」
に繋がるのです。
そのためには、
作業の進捗状況や問題点などをこまめに、
正確に伝えることが重要です。
連絡のコツ
報連相における「連絡」の
コツ についてみていきましょう。
仕事における連絡では、
関係者に、簡単な業務・作業情報を
共有してチームや仕事間のつながりを
生むことに意義があります。
一丸となって効率的に仕事をする上で、
情報共有は欠かせない要素である
と言っても過言ではありません。
では、どのように
連絡すると良いのでしょうか。
そのコツは2つあります。
- 正確な情報を、速やかに相手に伝える
- ツールを活用する
正確な情報を速やかに相手に伝える
連絡の最も重要なコツは
「正確な情報を、速やかに相手に伝えること 」
です。
以下の手順で連絡を行うと効率的です。
- 連絡する内容について正しい情報を把握する
- 1を踏まえて、今後どうすべきかを明確にする
- 迅速かつ簡潔に、チーム内に共有する
事実確認のしやすい、
正確な情報を伝えることが大切です。
逆に、曖昧な表現や個人の意見・主観の
入り混じった情報は、事実確認がしづらいため
生産性を下げてしまいます。
まず、事実を端的に伝えるようにしましょう。
例えば、客先からまだ確定していない情報を受け取って、
「これで確定したみたいです。」と
曖昧な情報をチーム内に連絡したとしましょう。
後日、確定後の情報を受け取った時に
チーム内に連絡した情報と違っていたら
混乱が広がってしまいますよね。
曖昧な表現や個人の意見で判断すると
大きな問題になってしまうので、
事実確認をしてから連絡しましょう。
ツールを活用する
もう1つの連絡のコツは、
「ツールを活用すること」です。
ここで言うツールとは
例えば、チャットでチーム全体に文章や資料を
周知するために共有することです。
また、資料の変更点を
図表やBeforeAfterの比較を用いるなどの
方法を用いるのも有効でしょう。
慣れないうちはどう伝えていいか
困惑する場合も多くあると思いますが、
周知の方法も含めて
上司に相談してみるのもよいでしょう。
連絡のポイント
共通認識を作る
連絡を行う際には、
「チーム内で情報共有して共通認識を作ること」
を意識しましょう。
これにより効率良く業務が
こなせるようになり、
生産性が大きく上がります。
例えば、ツールの使い方や試験の仕方を
チーム内に情報共有して共通認識を作ることで
誰でもすぐにツールを使うことができるでしょう。
逆に、チーム内で情報共有ができていないと、
認識のズレにより問題が発生して、
その解決に更に時間がかかってしまいます。
こまめな情報共有ができるようになると、
より有効な手段を考えたり、
効率的な方法で業務を行うことが
できるようになりますよね。
その結果、冒頭で述べたように
生産性の向上につながるのです。
相談のコツ
最後は報連相における「相談」の
コツについてみていきましょう。
仕事における相談とは、
業務上の問題があったときに
どう対応するべきかを上司に尋ねることです。
例えば、仕事ではマニュアルにない対応が
必要になったり、想定外の問題が
発生したりする場合は珍しくありません。
そういったときは上司に相談し、
対応の質を均一に
できるようにしましょう。
そのために、具体的に何をすべきなのか。
コツは以下の２点です。
- 整理してから相談する
- 事前に仮説を立て解決方法を提案する
整理してから相談する
相談の最も重要なコツは
「整理してから相談すること 」
です。
相談する際は、
以下の3つのポイントを明確にした上で
声をかけると有意義な相談になります。
- 現在の状況
- 目指すゴール
- 現状までに試したこと
上記3点が明確なら、
相手も悩みの概要が
理解しやすいはずです。
3点の情報を書き出してから
相談に行くことをオススメします。
なぜなら、上司や先輩に伝えるための
情報整理にも役立つことや自分自身の頭の中を
整理することもできるからです。
事前に仮説を立て解決方法を提案する
相談のコツの2つ目は
「事前に仮説を立て解決方法を提案すること」
です。
例えば、あなたが友人に
「〇〇で困ってるんだよね」
とだけ言われた場合、
どう返事をしますか？
共感できたとしても、
解決までの道筋を示すことは
難しいのではないでしょうか。
「こういった理由でうまく行っていないと思うので、
こうしようと思っている」
といった自分なりの仮説を伝えることで
相手も返答やアドバイスがしやすくなります。
仮説を立てるために普段から意識することは
現状を把握することと課題を解決するために
思考することです。
解決方法を相手に委ねるのではなく、
自分はどう考えているのかという仮説も
可能なら伝えるようにしましょう。
「その方法で解決できるか」
「より効率的な方法がないか」という視点から、
フィードバックがもらえる可能性が高くなります。
相談のポイント
問題解決できるように情報を伝える
相談を行う際には、
「上司が問題解決できるように情報を伝えること」
を意識しましょう。
例えば、パソコンを壊してしまった時に
相談するときは何をして壊したのかなど
正確に伝える必要があります。
正確に伝えることができないと
的確なアドバイスがもらえません。
質の高い相談をするために
包み隠さず情報を伝えて、
有意義で効率的な相談にしましょう。
自分で考えることと同じくらい、
周囲に相談し新たな視点を
手に入れることも重要です。
人に相談することで
新しいアイディアが浮かぶこともあります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
報連相のコツとポイントについて
解説してきました。
「意識的な報連相で、
チームの生産性も、
自分の評価も上げよう」
ということになります。
そのためには、相手に伝わりやすい言い方で、
正確に情報を伝達することが
大切なポイントです。
そういったときにはテクニックだけではなく、
「生産性を上げる」という目的に適う
報連相ができているか内省してみると良いでしょう。
【効率的に作業できない20代会社員必見】時間を区切って集中力を高めて作業する方法
こんにちは、ユータです！
今回は
時間を区切って
作業することで集中力を保って
仕事の効果・効率を上げる方法
についてお伝えします。
仕事をしている時に集中力が続かず、
「こんなに時間をかけたのに、
まだこれしか進んでいない！？」
ということはありませんか？
たくさん時間をかけたからといって
いい仕事ができるとは限りません。
時間をかけて作業をしていると、
仕事をやった気にはなりますが、
成果が伴わないことがほとんどです。
この記事を読まずに
時間ばかりかけて仕事をしていると
問題が出てきてしまいます。
成果が出ずに残業時間だけが増えてしまう
成果が出せなくて上司から指摘されてしまう
この記事を読んで
時間の区切って作業することで
行動が改善されていくはずです。
短時間で成果を出せて残業時間が減る
成果を出して上司から信頼を得られる
仕事を時間で区切って
作業を進めていくことで短時間で
より成果を出していけるでしょう。
さらに、残業時間が減ることで
自分の時間が今までよりも多く取れて
趣味や勉強の時間が作れて
より充実した未来になっていくはずです。
以下の2点について説明していきます。
- 時間を区切る習慣を身につける方法
- 集中力の持続を高める方法
時間を区切る習慣を身につける方法
私たちの集中が持続する時間は、
せいぜい30分～90分と言われています。
ですので、
この時間に合わせて
作業しましょう。
人によって集中できる時間は異なりますが、
自分がどの程度集中できているかは
わからない方も多いかと思います。
そこで、オススメの時間は
以下の3パターンです。
- 25分作業→5分休憩：30分サイクル
- 50分作業→10分休憩：60分サイクル
- 75分作業→15分休憩：90分サイクル
ですが、90分サイクルの場合だと、
その作業を何度も繰り返すため、
集中できる時間帯が短くなる可能性があります。
ですので、30分か60分のサイクルを
続けるのがオススメです。
どちらか迷った際には、
まずは30分から試してみて、
30分以上でも集中できるなと感じた場合、
60分にしてみましょう。
そして、時間を区切る方法の最も重要なポイントは
時間になったら必ず作業をやめる！
と言うことです。
時間が来ても、
「あと少しで切りの良いところまで終わる」
と続けてしまっては意味がありません。
「作業を残して気持ち悪いな」
と思うことが重要です。
そうすることで、
休憩明けの作業に取り掛かりやすくなります。
さらに、
「次は時間内に切りの良いところまで終わらせよう！」
というやる気にもつながります。
また、作業時間や休憩時間を把握する為に
タイマーを使いましょう。
時計だけで時間を計ると、
集中しすぎて時間を
区切ることを忘れてしまいます。
休憩時間も長くなりすぎないように、
タイマーを利用するのがオススメです。
集中力の持続を高める方法
休憩時間の過ごし方
集中力の持続効果をさらに高めるためには、
休憩時間の過ごし方も大切です。
5分や10分と言った限られた時間内で
出来ることは少ないですし、
休憩の目的は脳や体を休ませることです。
やることではなく「やらないこと」を
決めておくと良いでしょう。
例えば、ネットサーフィンやゲーム、
SNSは短い時間では終わらないことが多く、
目や脳を休ませたことになりません。
思い切って全て避けてみましょう。
次のサイクルに備えて脳を
リフレッシュさせることが大切です。
作業が終わったら○○をする
普段、これが終わったら◯◯をするんだ！
と自分へのご褒美を決めることが
あるかと思います。
これはかなりの効果を発揮し、
時間を意識しやすく集中力が
増すと言われています。
自分のテンションが
上がることであれば何でも構いません。
例えば、
- 買い物に行く
- 大好物を食べる
- 映画を観る
できるだけ具体的に
「先にある楽しいこと」を想像することで、
集中力が上がっていきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は「時間を区切って集中力を持続させる方法」に
ついてご紹介させていただきました。
私たちは1日24時間という
限られた時間の中で様々なことを、
こなしていかなければいけません。
1日中仕事だけで終わってしまっては
メリハリのある生活とは言えませんよね。
仕事を集中して行うのは、
その先にある楽しみのためです。
ですから、集中してやるべきことを
短時間で終わらせて、
楽しむための時間を作りましょう！
【効率よく作業を進められない20代会社員必見！】タスクの細分化して仕事効率UPする方法
こんにちは、ユータです！
今回は
タスクを細分化することで
やるべきことを明確にして
仕事効率を上げる方法
についてお伝えします。
あなたはタスクの細分化できていますか？
タスクの細分化とは？
大きな仕事を小さく分けて
取るべき行動が明確にイメージできるまでまで
詳細にしていくことです。
タスクを細分化できていないと
作業を細分化して時間配分できていないと
様々な問題が出てきます。
1日の終わりに全ての作業を終えることができなかった
作業に漏れがあって上司から指摘された
仕事をこなしているだけで充実感が全くない
タスクを細分化できると
1日1日のやるべきことが明確になり
余裕を持って仕事をすることができます。
やるべきことを全て定時内でできる
作業に抜け漏れがなく上司から褒められる
仕事にやりがいを持って充実感のある日々を送れる
仕事の効率を上げていった先には
日々の残業が多い方は残業が減って
趣味や勉強の時間を取ることができます。
さらに、仕事では上司や先輩、
後輩から信頼されてより大きな仕事を
任せられるようになるでしょう！
タスクを細分化するメリット3つと
タスクを細分化するポイント2つを
それぞれ解説していきます。
タスクを細分化するメリット
仕事の作業量とプロセスの可視化
タスクを細かく分けることで、
作業量が可視化することができます。
プロセスとは
作業を進める手順や方法、過程です。
さらに、作業の全体像が見えてきて
プロセスがわかりやすくなります。
その結果、どの業務からどのように
進めていくことが一番効率的であるのか
考えやすくなります。
社内分業が可能になる
作業量やプロセスが明確になると、
自分だけではやりきれない部分を
同僚に分担してもらうこともできます。
また、他部署に依頼したほうが
効率的な業務を見極めたりすることが
できるようになるでしょう。
また、近々必要になりそうな業務を
事前に依頼しておくこともできます。
期日に間に合わなかったという事態や
突発的に問い合わせするというケースは
グッと減らせるでしょう。
モチベーション低下防止
ある設計書を書かねばならないとき、
タスクを細分化していない状態では、
設計書が完成しているのか、していないか、
の2択での判断になります。
これは、「今日もできなかった・・・」と
自分自身に負の感情を抱いてしまう事態に
陥りやすいといえるでしょう。
一方で、タスクを細分化しておくと、
「今日は忙しいけれど、このタスクだけは終えておこう」と
スムーズに判断でき、実行できます。
1日を終えたときに、
「今日はここまで進められた」と思えることで、
自己肯定感やモチベーション低下が防げるのです。
タスクの細分化するポイント
仕事を細かいタスクに分けていくのは、
簡単なようで案外難しいものです。
実際にうまくできる人は
決して多くはありません。
働く中で、業務の細分化について学ぶ機会が
ほとんどないのがその理由です。
では、具体的にどのようにすれば
業務を細分化できるのでしょうか。
ポイントは2つあります。
- できるだけ細かいプロセスに分解する
- プロセス単位で目的を設定する
それぞれについて解説していきます。
できるだけ細かいプロセスに分解する
1つ目のポイントは、
業務をできるだけ細かいプロセスに
分解することです。
これは作業手順をつくることと
ほぼ同じことです。
手順さえわかってしまえば、
着実にゴールに向かって進められるでしょう。
設計書を作るのであれば、
「参考資料を用意する」ß
「パソコンを立ち上げる」
「テキストエディタを開く」
「書く」
といったことです。
多くの人が経験したことのある業務は、
「作業の細分化」が容易にできるはずです。
プロセス単位で目的を設定する
ただプロセス単位で切り分けただけでは、
業務を細分化したことにはなりません。
作業効率を上げるためには、
プロセス単位で「なぜ？」を
突き詰めることが大切です。
1つひとつのプロセスの目的を考えて
深掘りをしていくことで
なぜやらないといけないかが明確になるでしょう。
どの業務が重要か、無駄な業務がないか、
を見極めることが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
「この仕事をいつまでにやる」と
漠然と捉えて仕事に臨んでも
できなかった時に落ち込んでしまうことが
多いでしょう。
しかし、タスクを細分化して
「この仕事をやるためには」を深掘りすると
効率的に進めることができます。
「資料を集める」
「資料を読み込む」
「設計する」
「確認する」
細かいスパンで目標が達成できるため、
モチベーション維持にも効果的です。
個人レベルだけでなく、
部署や会社全体の仕事が
効率化できる可能性があります。
組織内での仕事の進め方や
タスク管理に困っている方は、
ぜひ細分化を取り入れてみましょう。
【質問の仕方がわからない20代会社員必見！】質問する上で意識すべき4つの項目
こんにちは、ユータです。
今回は
仕事がわからないことを
解決してから取り組む方法
についてお伝えします。
あなたはこんなことありませんか？
仕事をわからないまま進めて
最後までやったが認識が違って
やり直しになってしまった・・・
何をすればいいかわからないが
いつ聞けばいいんだろう・・・
この記事を読まないまま
仕事でわからないことを放置していると
後々痛い目にあってしまいます。
何をすればいいかわからず、時間だけが過ぎてしまう
作業のやり直しで残業時間が増えてしまう
上司からの評価が下がってしまう
この記事を読むことで
仕事でわからないことを解決して
生産性のある日々を過ごすことができます。
やる内容が理解できて有意義な時間を過ごせる
作業の手戻りが発生しなくなり、残業時間が減る
上司からの評価が上がる
仕事がわからない時に
4つのポイントを押さえて質問しましょう。
1.相手の立場に立って質問する
はじめに、相手の立場に立って
質問することを心がけましょう。
質問に答える立場になったとき、
以下が重要なポイントになります。
- 質問されるタイミング
- 質問の仕方
- 何が聞きたいのか明確であるか
直接声をかける場合であれば、
相手が忙しいタイミングではないかを
確認する必要があります。
メールやチャットのメッセージなら、
相手が時間のあるときに返事ができるので、
有効的に活用するといいでしょう。
聞きたいことや疑問に思っていることを
明確にして質問することで
答えやすさが変わります。
これらを意識して、
相手が質問に答えやすいように
聞くことが大切です。
2.質問内容はわかりやすく具体的にする
抽象的な質問には
曖昧な答えしか返ってこないことが
非常に多いです。
なので、質問はなるべく
具体的な内容を心掛けてください。
たとえば、
「これはどうすれば良いでしょうか？」
という聞き方は具体的ではありません。
「この資料を読み取るためには
どのような手順で実行すれば良いでしょうか？」
という聞き方の方が具体的でしょう。
具体的な質問をすれば相手も
答えやすくなります。
質問の仕方を具体的に変えるだけで、
相手からの答えにも変化があるでしょう。
また、相手が「はい」か「いいえ」の
2択で答えられる質問をすることも
具体的な質問をするためのポイントです。
3.自分なりの見解や仮説を用意する
相手に答えを委ねるような
「これはどういうことでしょうか？」
といった聞き方ではなく、
「自分はこう考えたのですが、どうでしょうか？」
と自分の仮説や意見を話したうえで
質問するのも重要なポイントです。
大切なのはその仮説が
合っているかどうかではなく、
人に聞く前に自分で調べることです。
自分で考えた仮説を話すことで
相手にどこまで理解できているのか
伝わるでしょう。
仕事や日常において自分で考える
クセがついて自力で問題を解決できる力も
身についていきます。
4.休憩前や退勤前に質問することは避ける
周囲の人に質問する場合は、
相手の休憩前や退勤前は
避けるようにしましょう。
急を要する質問であれば、
以下のように断りを
入れるよにしてください。
「休憩前に申し訳ありません。
緊急の用件でお伺いしたいことが
あるのですがお時間よろしいでしょうか？」
また、「この件で質問があるのですが、
10分ほどお時間いただけないでしょうか？」
と質問と合わせて時間を伝えておくことも大切です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
仕事でわからない時に
どのように質問すれば良いかについて
お伝えしてきました。
仕事のわからないことは
できるだけ早く解決する必要があります。
挙げた4つの項目を意識して
仕事の疑問とうまく向き合っていきましょう。
【仕事を先延ばしにしてしまう20代会社員必見！】仕事の先延ばし癖を治す方法5選
こんにちは、ユータです。
今回は
仕事を先延ばしにしないで
作業する方法
についてお伝えします。
あなたはこんなことありませんか？
やらないといけないと思っていても
つい先延ばしにしてしまう・・・。
多くの方が仕事や勉強などで
このような経験をしているのでは
ないでしょうか？
いつまでもやるべきことを
先延ばしにしていても
自分のためになりません。
嫌な仕事だけが残ってしまう
期日ギリギリに残業して対応することになる
仕事が終わらずにストレスが溜まってしまう
この記事を読んで、
物事を先延ばしにしてしまう
問題を克服していきましょう。
期日に余裕を持って対応することができる
仕事のストレスから解放される
仕事の先延ばし癖をやめて
生産性のある仕事を進めていって
ストレスフリーな会社員生活を送りましょう！
先延ばしにしてしまうパターン3つと
先延ばしのデメリット3つ、
先延ばしの改善策5つを紹介します。
先延ばしにしてしまうパターン3選
1.好きではないことを先延ばしにする
自分にとって嫌な仕事など、
やりたくないことを
先延ばしにしてしまうケースです。
楽しいことや簡単なことは
すぐに取りかかることが
できるかもしれません。
しかし、好きではない仕事には
前向きになれないことが原因です。
嫌なことをやりたくないがために、
掃除など、今やらなくてもいい作業をする、
なんて経験がある人もいるでしょう。
2.ストレスや失敗を避けたい
自分にとってストレスに感じる仕事を
避けたいという気持ちも、
先延ばしに影響しています。
集中力が必要な仕事や、
クレーム対応など精神的な負担のある仕事で
起きるストレスを恐れてしまうパターンです。
また、失敗することを
恐れて行動できないパターンもあります。
難しい仕事や、準備ができていない仕事は
失敗する可能性が高いため、
前向きに取り組めない傾向があります。
3.時間があるからと手を付けない
締め切りが先である、急ぎの仕事でないため
時間に余裕があると感じてしまうことも、
仕事をすることができない理由の1つです。
期限の直前に仕事を詰め込んで
間に合わせられた経験がある人ほど、
ギリギリまで仕事に手をつけない傾向にあります。
仕事量が適性であっても、
期限より早い段階で仕事を
進められないという人も多いでしょう。
先延ばしにしてしまうデメリット3選
1.アウトプットの質が悪くなる
実際にタスクに取り組んでみて
初めて、想定よりも時間がかかる
タスクだと気づいたという経験はありませんか？
先延ばしにして、期限ギリギリに取り組むと、
作業時間が減ってしまうため、
生産性やアウトプットの質が悪くなります。
仕事の場合、成果物の質が低いと
上司や周囲からの評価が
下がる恐れがあるでしょう。
2.周囲からの信頼や成長の機会を失う
先延ばしにしていると、
締め切りを守れない
というケースも出てきます。
繰り返ししていると、信頼を失いますし、
人間関係のトラブルも
引き起こしやすくなるでしょう。
さらに、「責任感のない人」と
レッテルを貼られてしまう
原因になります。
そうなってしまうと、
良い仕事を任せてもらえなくなり、
成長の機会を逃してしまう恐れもあります。
3.締め切り間近にかかる心理的負担が大きい
先延ばしをすると、
当然やらなければならない
タスクがたまっていきます。
そうなると、2つのストレスがかかり、
常に仕事に追われている感覚に
陥ってしまいます。
「タスクが山積みであること」
「タスクを処理できていないダメな自分」
また、別のことをやりながらも
先延ばしにしているタスクのことが
気になってしまいます。
気になってしまうと
目の前のことに集中できなくなる
というデメリットもあります。
先延ばしを改善する方法5選
1.先の仕事の予定を埋める
仕事の先の予定を埋めることが、
先延ばしを防ぐ方法のひとつです。
来週や再来週に時間があると思うと、
抱えている仕事に手をつけにくくなります。
未来にもやるべき作業があることを
可視化すれば、今ある仕事に
すぐ取りかかるべきと認識できます。
カレンダーのできるだけ先まで、
面会や打ち合わせの予定だけでなく、
作業の予定もすべて書き込みましょう。
2.小さな目標達成を繰り返す
ひとつの仕事単位で考えると、
期限までの時間が多くあるように見えて、
仕事を先延ばしにしてしまいがちです。
大きな仕事はやるべきこととゴールを
細かく分けて小さな目標を
達成していくことを意識しましょう。
時間がかかると感じていた仕事も、
ひとつひとつ作業で考えれば
手をつけやすくなります。
3.2段階で締め切りを設定
締め切りを2つに分けることは
仕事を先延ばしにしないコツです。
人は時間が多くあればあるほど、
仕事に時間をかけてしまいがちです。
最後の締め切りまでに
すべてを完成させるという考え方ではなく、
途中の締め切りを設けましょう。
それまでにやる作業を決めることで、
大きな仕事を先延ばしにすることを
防ぐことができます。
4.頭を使わないことからやってみる
頭を使わなくていいことから
とりあえずやってみることもポイントです。
深く考えることが面倒で、
仕事を先延ばしにしていることもあります。
まずは頭を使わず
手を動かしてみようと気楽に考えれば、
仕事にとりかかりやすくなります。
また、しっかり準備して完璧に仕事を
したいと思う真面目な人ほど、
難しく考えて仕事を始められないことも。
そんな人は、とりあえず形にしようという
気軽な気持ちで進めてみるのもオススメです。
5.集中できる環境を作る
他のタスクが気になってしまって、
やるべき仕事を先送りにしてしまうという
先延ばしのパターンもあります。
スマホに届く通知やメールの着信に
気付いて別の作業に移ってしまう
ということもあるでしょう。
以下のことに気をつけるといいです。
他のタスクが気にならないように、
やるべき仕事に集中している間は
スマホを手の届かない場所に置くこと。
他の仕事の資料は目のつかないところに
片付けるなどの工夫をすること。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
仕事を先延ばしすると、
様々なデメリットがあることを
紹介してきました。
損をするだけでなく、
成長のチャンスを
逃す可能性も高くなります。
先延ばしすることは、
早いうちに改善した方がいいです。
日々タスクに取り組む意識を
持ってください。
【目標を立てられない20代会社員必見！】目標設定に必要な5選を大公開
こんにちは、ユータです！
今回は
立てた目標を挫折せずに
達成するために気をつけること
目標設定のポイント
についてお伝えします。
こんなことはありませんか？
- 目標がない
- 目標の立て方がわからない
目標設定ができないと
このような問題が出てしまいます。
ダラダラと作業を進めてしまう
何から作業を始めればいいかわからないくなる
上司から仕事しているかと指摘される
この記事を読むことで、
いいことがたくさんあります。
1日の仕事、作業が楽しくなる
目標達成すると自信につながる
上司からの評価が上がる
そして、目標設定を継続していくことで
仕事の目標や将来の夢に向かって
効果的に行動できるようになるでしょう。
この記事では、目標の立て方を
4つのステップに分けて
解説してきます。
1.目標の種類を押さえる
目標を設定する際に重要なのが、
目標の種類を押さえることです。
具体的に目標とは
「発生型目標」と「設定型目標」
の2種類があります。
発生型目標
発生型目標とは、
すでに発生している課題や問題の解決、
解消をゴールとする目標を指します。
例えば「赤字が続いている」
「業務を効率化して残業時間を減らす」
といった目標があります。
マイナスの状況をゼロに戻す目標と
イメージするとわかりやすいでしょう。
発生型目標の設定で重要なのは、
解決すべき問題を正確に把握することです。
設定型目標
設定型目標とは、
現在の状況を元に個人が
自発的に設定する目標を指します。
例えば「営業成績を前月比10%アップする」
「新規商品を企画して実現化する」
といった目標があります。
発生型目標とは反対に、
現状をゼロとする地点から
プラスに持っていくようなイメージです。
設定型目標は「ストレッチ目標」とも呼ばれ、
問題が表面化している発生型目標と違って
目標設定の意義や
達成基準がわかりづらい点が特徴です。
このため、上司や先輩と
「なぜこの目標を設定する必要があるのか」
「目標値が適正であるか」
といった点で議論する必要があるでしょう。
2種類の目標の違い
この2つは、
「目標に対する合意の難しさ」
が全く異なります。
「発生型」は、
問題解決をすることが目標なので、
合意はほぼ不要です。
起きてしまったトラブルを
解消するようなものなので、
目標の設定も容易にできるでしょう。
一方の「設定型」は、
自らあるべき姿を実現するというものなので、
明確な目標、基準値が存在しません。
なので、設定した目標について
しっかり言語化して、
組織内で認識合わせする必要があります。
2.具体的に達成することを決める
目標の種類を理解したら、
具体的に達成すべきことを決めていきます。
その際に使えるのが
「SMARTの法則」という
目標設定のフレームワークです。
枠組みに当てはめて考えることで、
物事を正確に、漏れなく把握することが
可能になります。
SMARTの法則とは、目標の作り方のこと。
SMARTとは、以下の頭文字です。
- Specific：「具体的、分かりやすい」を意味
- Measurable：「計測可能、数字になっている」を意味
- Achievable：「同意して、達成可能な」を意味
- Relevant：「関連性」を意味
- Time-bound：「期限が明確、今日やる」を意味
SMARTの法則を活用して
目標設定することで以下のことを
チェックできます。
- 目標に達成価値があるのか
- 目標達成が現実的であるか
5つの項目について考えて
具体的に達成することを
決めていきましょう。
3.達成するための行動を決める
達成すべき目標がわかったら、
そのために取るべき行動を
考えていきましょう。
この時の考え方は、
発生型目標と設定型目標で同じで、
次の手順で考えていきます。
- 現在の状況を整理する
- 設定した目標とのギャップを書き出す
- ギャップを埋めるためのTODOを考える
ポイントは、行動計画を一つ一つの
TODO(タスク)レベルにまで
落とし込むことです。
例えば、以下のような目標を
掲げたとしましょう。
「残業時間を月20時間から10時間に減らす」
この目標を達成するためのTODOが
「集中して取り組む」
「残業を減らすために朝早く出社する」
といったものでは、具体性・現実性に欠けます。
一方、以下のTODOはやるべきことが明確です。
「資料作成に使えるツールを導入する」
「定例の朝ミーティングをやめる」
立てた目標が達成されない主な原因が、
行動計画の粗さにあります。
このように「今何をするべきか」まで
落とし込んで考えることで、
計画倒れを防ぐことができます。
4.達成期限を設定する
具体的な行動計画が決まったら、
最後に達成期限を設定しましょう。
達成までに数年かかる大きな目標の場合、
1年や半年と時間を区切って
中間目標を設定するのがオススメです。
こうすることで計画が順調であるかどうかを
定期的に見直せるだけでなく、
前進している感覚も持つことができます。
まとめ
目標設定をすることで、
やりべきことがわかり日々をより意欲的に
生き生きと過ごすことができます。
しかし、ただ目標設定するすれば
いいわけではありません。
フレームワークを活用しながら、
実現可能で適切なレベルの目標を
設定しましょう。
【スケジュール管理ができない20代会社員必見！】スケジュールを立てる方法6選
こんにちは、ユータです。
今回は
生産的な1日を過ごすための
スケジュールを立てる方法
についてお伝えします。
スケジュール管理ができなくて
困った方はいるのではないでしょうか？
「自分のスケジュール管理ができなくて、
先方に迷惑をかけた」
「スケジュールの抜けが発生して、
会議に参加できなかった」
このような問題に直面した時
1日のスケジュールを管理できないと
全体のスケジュールに影響してしまいます。
スケジュールを立てることができないと
様々な問題が起きてしまいます。
生産性がなく、無駄な1日を過ごしてしまう
スケジュールを立てられないと上司から怒られてしまう
自立した会社員になれない
以下のことを考えている方は
この記事を読んでください。
スケジュール管理できるようになりたい！
生産性のある1日を過ごしたい！
自立した会社員になりたい！
1日のスケジュールを立てて実行していって
会社員として一人前になれるように
行動していきましょう！
1日のスケジュールの立て方について
6項目あげて説明していきます。
1.MIT(最重要タスク)を優先すること
最も重要な仕事を先にやることが
一番大切なスケジューリングです。
もちろん、MIT(最重要タスク)だしけて
1日を過ごすわけではありません。
しかし、MITを着手すると物事を
有意義に進めることができるタスクです。
MITをやることで
1日に勢いをつけることができます。
先に片付けることで
モチベーションを上げることができます。
1日の終わりには、
より強い達成感を感じるでしょう。
いずれにしろ、有意義なことをしたと思えます。
1日の優先順位と調子を
設定するのに役立ちます。
2.まとまった時間をブロックすること
ブロックするというのは
タスク毎に専用の時間を作ることで
スケジュール全体として埋めていきます。
まとまった時間のブロックは
MITのアイディアの発展につながります。
つまり、「びっしり詰まった」
スケジュールで1日を
スタートすることになります。
以下の時間を確保する
意識を持つことが大切です。
- 集中力が必要な仕事をする時間
- 雑用をする時間
- 休憩時間
- メール・チャットを返す時間
時間をブロックした
スケジュールは
単なるテンプレートです。
決まり事はありません。
自身のやるべきことを
時間を区切って集中できるように
ブロックを作っていきましょう。
3.ポモドーロ・テクニックを使うこと
ポモドーロとは、
中断されずに1つのタスクに
集中する25分間のブロックで、
その後5分間休憩します。
目標は、このポモドーロを
3回か4回繰り返すことです。
その後は、長めの休憩を取って
疲れを取ります。
ポモドーロ・テクニックを
使ってスケジュールを立てるときは、
空いている時間枠に
ポモドーロセッションを入れてください。
例えば、午後1時から午後2時まで
まとまった空き時間がある場合、
そこにポモドーロセッションを
入れることができます。
この方法の優れている点は、
集中を繰り返しても
へとへとにならないことです。
25分間は、
気が散る物を避けると意外と
短い時間です。
4.ウルトラディアンリズムを使うこと
人間のエネルギーは90分サイクルの
「ウルトラディアンリズム」
と呼ばれるものに従っています。
人間の行動力は
1日を通して同じではありません。
つまり、1日の中で、
仕事に取り組みやすい時間帯と、
休憩したほうがよい時間帯が
あるということになります。
例えば、コーディングするために
長時間集中して作業する必要がる時に
成果を上げることができます。
一方、普段から細切れに時間を使っている場合は、
休憩時間を決めるときに
ウルトラディアンリズムを参考にしましょう。
5.同タイプのタスクをまとめること
ウルトラディアンリズムは、
エネルギーの流れをうまく活用しますが、
タスクの流れを活用することもできます。
同じタイプのタスクに集中する時間が
長ければ長いほど、仕事ははかどります。
この方法は、週全体に
広げて応用できるでしょう。
例えば、管理作業はすべて「金曜日」にまとめる、
あるいは、営業活動はすべて火曜日と木曜日に入れるようにします。
作業をまとめるときは、
自分のエネルギーの習性や傾向を
意識するといいでしょう。
午後の方が集中して作業に
取り組みやすい場合は、
午後にまとめてください。
6.タスクの正確な所要時間を決めること
スケジュールを立てる際に
一番の課題は経験したことがあるタスクでも
所要時間を正しく見積もれないことです。
しかし、これは時間管理の基本です。
所要時間を正しく見積れないと、
常にタスクの進捗や巻き返しが遅れます。
1つのタスクが完了したら、
かかった実際の時間をカレンダーに
確実に反映することを習慣にしています。
例えば、スケジュール上で、
そのタスクに1時間分ブロックしていても、
実際に1時間半かかったら、
ブロックしていた時間枠を1時間半に変更します。
次に、翌週のスケジュールを立てるとき、
似たようなタスクか全く同じタスクで
以前経験したことがあるものを
コピーしてスケジュールに貼り付けます。
ほとんどの人は、
この方法で実際の所用時間を
知ることができます。
まとめ
1日のスケジュールの立て方について
説明してきました。
1日のスケジュールを見直して
日々作業していくことで
生産性は上がっていくはずです。
1日の積み重ねを1週間、
1ヶ月と続けていって
有意義な時間を作っていきましょう！
