【業務改善したいけどできない20代会社員必見！】仕事効率を向上させるための 業務改善のメリットと改善の流れ
こんにちは、ユータです！
今回は
仕事効率を向上させるための
業務改善のメリットと改善の流れ
についてお伝えします。
はじめに業務改善とは、
その名の通り「業務の改善」を目的に、
業務における問題や課題を発見・解決し、
より効率や生産性を上げることです。
業務改善ができないと
業務のムリ・ムダ・ムラが
発生発生してしまいます。
業務のムリ・ムダ・ムラとは
ムリ
業務の負荷が、
能力や処理できるキャパシティを
上回っている状況のことです。
例えば、明らかに実現不可能な納期や
保有するスキルではできない仕事のことです。
ムダ
必要な量よりも多くモノを
生産していることや、
作業量が多いことです。
例えば、作業している途中で入る
目的のない打ち合わせや会議のことです。
ムラ
ムリとムダの両方が
混在してしまっている状況のことです。
例えば、同じ作業者でも
仕事の質が異なることや
成果が異なることです。
この記事を読んで改善しないまま
業務のムリ・ムダ・ムラが発生すると
期日までに業務が終わらず、
上司から指摘されることや
無駄な残業時間が増える
ということが発生してしまいます。
この記事を読んで改善していく
意識を持つことが大切です。
改善していくことで
業務のムリ・ムダ・ムラが無くなって
期日までに業務が終わって
上司から褒められることや
残業が減って自由な時間が増えていきます。
業務のムリ・ムダ・ムラを
どんどん改善していくことで
職場環境がより良くなって
あなたにとっても働きやすくなるでしょう。
業務改善による4つの効果・メリット
業務改善は、達成すべき目標を
しっかり設定することが重要です。
作業工程を形式的に見直しても、
業務改善は成功しません。
業務改善は4つの効果・メリットがあります。
設定したゴールが達成できるように
業務改善を進めましょう。
業務の効率化
現場で行う仕事の中には
- 昔からのやり方
- 今の手順が一番慣れている
といった理由で、
実際はムダな工程が多い作業を
続けるケースも少なくありません。
あなたの職場でも同じような経験は
ありませんか？
私の職場では二重の確認・登録作業や
部門間の意思疎通不足によるタイムロスで
ムダな作業が多くありました。
他の社員の方も同じようにムダが多いと
話していて職場環境の改善で
業務フローの改善でWeb上で
全ての登録作業をできるようにして
効率性を向上させることができました。
あなたも今やっている業務で
ムダなことを探して何か変えることが
できないか考えてみましょう！
生産性の向上
生産性の向上を目的とするときは、
業務にかかる時間も含めて考えましょう。
例えば、業務で1人当たりの作業時間を
30分短縮できた場合、
チーム5人で150分短縮できます。
短縮した作業を別の作業に
当てることもできるので、
生産性の向上を進められます。
私の職場では会議の時間で
雑談をしている時間が多くあったので、
会議室の予約を5分単位で
取ることができる活動をして
作業時間の確保ができるようになりました。
あなたの職場でも会議の時間で
ムダな時間があったりしませんか？
もしあるのなら早めに会議を切り上げて
作業時間に当ててみましょう！
労働環境の改善
労働環境の改善とは
- メンバーにムリな業務をさせない
- 作業時間のムラをなくす
といったことです。
例えば、あなたに対して能力を超える
仕事量が割り振られている場合、
十分なパフォーマンスを発揮できません。
業務改善を行うと
ムリが発生している箇所を把握できるため、
労働環境の改善ができます。
ムリな業務をさせないためには、
メンバーへ均等に業務を割り振る
タスク管理システムが必要になります。
私の場合は、タスク管理システムを使って
誰がどんな作業をしているのか可視化しています。
可視化しているのは、やっている業務、
期日がある場合は優先度を見て管理することで
ムリが発生しないようにすることができます。
システムを使わなくてもExcelを使ったりして
タスクの可視化をしてムリのない
労働環境にしていきましょう！
コストの削減
コストの削減はこれまでに紹介した
- 業務の効率化
- 生産性の向上
- 労働環境の改善
を改善していくことで、
業務におけるムリ・ムダ・ムラがなくなり、
結果的にコストの削減につながっていきます。
3つの活動をしていった先に
コストの削減が見えてくるので、
業務の効率化、生産性の向上、労働環境の改善
を行っていきましょう！
業務改善を進めるための重要なポイント
業務改善をスムーズに進めるためには、
しっかりと準備を行う必要があります。
現在問題を抱えている箇所にこそ
改善が必要であるため、
準備もなく業務改善を実行しても成功しません。
業務改善を進める際の基本的な流れと、
重要なポイントを3つに分けて解説します。
業務の見える化・課題の洗い出し
業務の見える化は、
- 各メンバーが何をしているのか
- 他チームとの業務上の関係性
を把握するためのものです。
日常的な業務だけでなくイレギュラーに
発生する業務も把握する必要があります。
私の職場はシステムの試験を他の会社で
行っていて不具合の連絡が来ます。
不具合連絡はイレギュラーな業務なので
1日に不具合連絡が何件来て、
現在誰が担当しているかを
把握する必要があるので、
業務の見える化を行っています。
若手の時でも見える化している一覧を見て
自分のできる作業はないかと
能動的に作業をもらうなど工夫ができるでしょう。
現状について見える化ができたら、
問題点を見つけて課題の洗い出しをしましょう。
業務の問題点は
「ムリ・ムダ・ムラ」
により起こっています。
1つの問題点を見つけたら、
項目分けして課題を深掘りして
分析しましょう。
私は以下のような項目で深掘りしています。
- 発生頻度
- 原因
- 改善方法
最初は1人で行うのは難しいと思うので
先輩や上司と一緒に作業してみましょう。
最終的に1人でできるようになれば
問題ありません！
業務の優先順位をつけて計画を立てる
1つの業務で課題や改善方法が検討した後は、
優先順位をつけていきましょう。
優先順位をつけることで
取り組むべき内容が明確になります。
優先順位は、下記2点の内容で考えましょう。
- 改善の難易度
- 改善による効果
改善の難易度は解決策に
要する時間のコストのことです。
改善できるとしても時間がかかりすぎる場合は
作業の「ムリ・ムダ・ムラ」につながる可能性が
あるので検討する必要があるでしょう。
改善による効果とは業務効率化や生産性向上など
改善により得られる効果のことです。
改善によって業務効率化や生産性向上が
できないと検討するだけ時間の
ムダになってしまうので注意が必要です。
優先順位の上位は、
「改善の難易度が低く、改善による効果が大きい」
業務です。
逆に「改善の難易度が高く、改善による効果が小さい」
業務は、優先度が低いと言えます。
優先順位を付けた後は、改善計画を作成します。
改善の目標や方法とともに、
改善前後の変化を数値などデータとして残しておくと、
業務改善による効果を評価できます。
私の場合は、業務プロセスを改善する際に
いきなり企業全体で取り組むのではなく
チームで取り組んで改善効果があるのか
を試験的に行なってフィードバックしました。
規模が最初から大きいと
取り組むのが大変な部分があるので
まずは個人で取り組む意識を持って
少しずつ改善の輪を広げてみましょう。
例えば、優先順位を決める際に
悩んで決められないときは
難易度で考えていきましょう。
数分で終わることからやっていく
そのさきで難しいことは
1人で抱え込まずに相談しながら
進めていくことが大切です。
私も自分で考えて答えが出るのか
考えても答えが出ないのかで判断して
質問していました。
あなたが考えて答えが出ないなら
何人かで考えればきっと答えは
出てくるはずです。
周りの人のことを考えて聞かないよりも
時間をムダにしない意識をしましょう。
システム化・マニュアル化で情報共有をしやすくする
改善計画に沿って業務改善を実行します。
実行中も改善計画の進捗状況を把握し、
都度評価を行いましょう。
計画通りに進まないときは、
以下をリストアップして
改善計画を修正を行います。
- 改善できた点
- 改善できなかった点
そこから改めて
業務の見える化・課題の洗い出しや
業務の優先順位をつけて計画を立てて
改善計画を修正していきましょう。
さらに業務改善の効果を高めるためには、
チーム内へ素早く情報共有できる体制が必要です。
情報共有ツールを導入してシステム化したり、
業務フローにおける変更点をマニュアル化することで、
いつでも最新の情報を確認できます。
例えば、業務フロー改善をして
マニュアル化したが作業時間の効率化に
繋がらなかった場合があったとしましょう。
今一度立ち返って何が問題があったのかを
言語化していく必要があります。
見直していくと申請が通ったら
自動でメールを送信した方が気づくことができる
申請が通らなかった時も同様にした方がいい
などといった具体的な改善が出てくるでしょう。
トライ＆エラーで修正していくことを
意識してまずはやってみるということも
大切なのです。
まずは行動を起こしてみて
改めて改善していくことをやっていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
「ムリ・ムダ・ムラ」と
3つの解決すべき課題があり、
放置したままでは業務がスムーズに行えません。
業務改善により課題を解決することで、
- 業務効率化
- 生産性向上
- 労働環境改善
- コスト削減
といった効果が得られます。
業務改善は紹介した
3つの流れで進めることが重要です。
業務の見える化から課題を洗い出し、
優先順位を付けることで
効果的な改善計画が立てられます。
改善した業務はシステム化・マニュアル化して、
素早く情報共有できる体制を整えましょう。
【作業が進まない20代会社員必見！】業務効率化ツールを活用して作業を円滑に進める方法
こんにちは、ユータです！
今回は
業務効率化ツールを活用して
作業を円滑に進めていく方法
についてお伝えします。
あなたは業務効率化ツールを活用して
業務を進めていますか？
業務効率化ツールとは
主にITを活用したツールのことを指します。
活用して業務の手助けをするものが
業務効率化ツールに当たります。
- データを蓄積して分析や改善に使う
- 手作業で行っている作業を自動化する
- コミュニケーションを取りやすくする
この記事を読まず、
業務効率化ツールを導入して
活用できないと
コミュニケーションが円滑に取れない
作業に時間がかかって残業時間が増える
作業の共有がしづらくなる
のような問題が出てきます。
この記事を読んで
業務効率化ツールを導入する
メリットは以下が挙げられます。
コミュニケーションが円滑に取れる
作業時間の短縮
タスクの共有ができる
業務が効率的に進められるようになることで
生産性が向上して上司からの評価が上がり、
会社員として成長していけるはずです。
業務効率化ツールの内容について
しっかり理解して用途に応じて
使えるようになりましょう。
そのためのコツをツールの用途に
応じて解説していきます。
業務効率化ツールの種類
すでに職場で使われている方も
いらっしゃると思いますが、
それぞれ紹介していきます。
- コミュニケーションツール
- ペーパーレス化ツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
- ファイル共有ツール
- Excel(エクセル)やWord(ワード)の活用
1.コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは
業務に関する連絡や周知にかかる時間が
大幅に短縮され、意思の伝達を
スムーズにすることが目的のツールです。
法人だけでなく個人でも利用できます。
例えば、社内SNSやビジネスチャット、
Web会議ツールなどがあります。
社内外の連絡はもちろん、
リモートワーク時のやりとりにも
大きく効果を発揮し、
すでに活用している会社も多いはずです。
業務連絡だけでなく
気軽なやりとりに使えることができます。
組織の雰囲気緩和や社内交流、
人材定着などの業務と直接的に関係しない
やりがいの面の効果も期待できます。
私の職場も社内の連絡には
Microsoft Teamsを使用して
連絡をしています。
Teamsは特定のメンバーに連絡することや
グループを作ってメンバー全体に
一括で連絡することができます。
口頭で確認するのではなく、
チャットで確認すれば後から見ても
進捗状況が文字で見れるので
わかりやすいでしょう。
私も後輩には1日朝と夕方で定期的に
作業状況を聞いて、進んでいる確認しています。
また、上司に対して作業状況を報告する際の
連絡に使用して後から見てもわかるようにしています。
こういった連絡はテンプレートを
作ると便利でしょう。
例えば、朝に連絡する場合は
以下のような内容を報告しています。
- 前日の仕事の残件
- 1日の作業内容
- 確認事項・質問等
また、夕方報告の場合は
以下のような内容を報告しています。
- 1日の作業進捗
- 残件有無の報告
- 確認事項・質問
テンプレートについては
上司や後輩と内容のすり合わせをして
決めていくといいでしょう！
コミュニケーションツールを活用して
口頭でなくても作業の状況や進捗が
見えるように心がけることが大切です。
2.ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールとは
書類で管理されていた契約書などを
電子データ化して、保存していくツールです。
物理的な保管場所をひっ迫することなく、
書類を見返したいときも
検索機能で見つけることができます。
探す時間の手間もかかっていたと考えると
非常に便利なツールです。
私の会社も年末調整の書類や申請書、勤務表は
ペーパーレスになって印刷するという手間が
省けて郵送するといった時間がなくなりました。
例えば、Excel(エクセル)やWord(ワード)を
活用してあらかじめ申請書や契約書を作成していると
記載は全てパソコン上でできて効率化になります。
会社によってペーパーレス化の活動はさまざまなので
内容について理解して作業の効率化を図りましょう！
3.タスク・プロジェクト管理ツール
タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、
チーム単位でタスクを
可視化・共有するツールです。
チーム単位で作業の管理を行うことで、
スケジュールの抜け漏れや
タスクの遅れに早く気づき、
円滑にプロジェクトを進めることができます。
タスク管理・プロジェクト管理ツールは
- タスク工数管理
- カレンダー
- チャット
といった機能を有しています。
これらの機能を使って、
誰が担当しているのかが見えることで
漏れが少なくなり、作業効率が改善されます。
私自身、カレンダー機能を使って
この日はこの作業をすると事前に決めて
作業することを心がけています。
事前にやることを決めていると
割り込み業務が入った際に
どのくらい割り込み業務に時間を
使うことができるか把握できます。
例えば、あなたが先輩になった時に
後輩の作業進捗をツールを活用して把握すれば
サポートにすぐに入ることも可能になるでしょう。
タスク管理・プロジェクト管理ツールを使って
自分の進捗だけでなく、周りのメンバーを見て
何かできることはないか考えて
行動してみてはいかがでしょうか？
タスク管理・プロジェクト管理ツールを
使えばできるはずです！
4.ファイル共有ツール
資料やデータを共有する際に、
メールへの添付だと送り間違いなどの
情報流出の危険性があります。
ビジネス用のセキュリティに特化した
オンラインストレージを利用することで、
安全に資料の共有ができます。
私はMicrosoft OneNote(ワンノート)を利用して
メモや資料を作成してGoogleドライブで
ファイルを共有をしています。
Googleドライブは
提供するファイル共有ツールで、
文書管理ツールなどとも連携しています。
Googleになじみがある方は
ぜひ使ってみてください！
例えば、打ち合わせの議事録の展開や
ツールの使い方の説明などで
使用しています。
Microsoftのツールなので、
Excel(エクセル)やWord(ワード)、
PowerPoint(パワーポイント)と互換性がいいので
どの会社でも使うことができるでしょう。
5.Excel(エクセル)やWord(ワード)の活用
Excel(エクセル)やWord(ワード)を使って
単純な資料作成やデータ抽出などを
マクロで自動化ができないか検討しましょう。
マクロとは、行いたい処理を設定することで
操作を自動化できる機能のことです。
高度なプログラミング知識は不要で、
作業の簡略化や操作ミスの削減に役立ちます。
例えば、以下のケースで活用できます。
- 伝票や請求書の印刷
- 取引先ごとに入金額と明細の比較・照合
- 各部署から届いた売上の計算
- 社員の稼働時間情報の算出
自動化が上手くいった際には、
マニュアル化すれば作業効率がアップして
作業者の負担が軽減できます。
私の場合は、確認した結果で
「OK」や「NG」を集計するマクロを
あらかじめ作成して使いまわしています。
手動で行っていた計算などを
必要な情報を入力すれば自動で
結果を出してくれるような仕組みを
作っていくことが重要です。
今まで何回も手動で行ってきたけど、
自動でできるようなことがあるはずです。
効率化できそうな作業を
探してマクロにできるか考えてみましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
業務効率化ツールはあなたの会社で
使っているかと思います。
ツールについては
自社開発ではなく、外部のツールを
使用している場合はインターネットで
調べてどういった使い方ができるのか
調べてみましょう。
私も調べてどういった使い方ができるのか
作業していく中で実際に使ってみたり
しています。
学んだことは実際に使って
試してみることで
初めて理解できます。
使い方を学んで使いこなせるようになれば
メンバーと上手く連携取れるようになったり
1日の作業にスムーズに取りかかるでしょう。
【仕事を抱え込んでしまう20代会社員必見】仕事を抱え込まない方法
こんにちは、ユータです！
今回は
仕事を抱え込んでしまった時に
知っておくべき対処法
についてお伝えします。
あなたはこんなことありませんか？
仕事を断れずにたくさん抱えてしまう・・・
仕事が終わらず残業が増えてしまう・・・
忙しい時間が増えてしまうと
ストレスがどんどん溜まりますし、
仕事に対するモチベーションも下がります。
私も仕事を抱え込んでしまって、
相談することができず
ストレスを抱えてしまう時がありました。
そんな時に意識した方法について
説明していきます。
この記事を読まないまま、
一人で仕事を抱え込んでしまうと
このような問題が出てきます。
残業時間が増えて自分の時間が作れない
仕事が終わらず上司から叱られてしまう
ミスの連鎖が起きてしまう
この記事を読むことで
一人で仕事を抱え込むことが減り、
円滑に業務が進んでいくでしょう。
残業時間が減って自由な時間が増える
仕事が予定通りに終わって上司から褒められる
ミスが減ってストレスから解放される
一人で仕事を抱え込まないような
対処ができていくと職場でも
円滑な人間関係を築けるでしょう。
職場環境の改善につながって
働きやすい職場になり、
さらに上司からの評価も上がります。
仕事を抱え込む人が知っておくべき対処法
仕事を抱え込む人が知っておくべき対処法は
以下の2つが有効な手段です。
- 仕事を断るコツを知る
- 仕事を誰かに頼む場合は一工夫する
これらを知っているのではなく
使えることが大切です。
まずは知識をして学んで
実際に職場で使ってみてください。
1.仕事を断るコツを知ること
仕事を断るコツを知りましょう。
そうすればあなたの仕事の仕事が
どんどん増えることはありませんよね。
しかし、ほとんどの人は
仕事を断ってしまうと
- 人間関係が悪くなる
- 相手を不快にさせてしまう
と考えてしまい、断れません。
私も人間関係を考えてしまって
断ることができない性格でした。
断る時は以下のことを
意識して伝えています。
- 他の策を提案してから断る
- 一部なら協力できると伝える
- できない理由を分かりやすく伝える
他の策を提案してから断ること
今は協力できないと謝ってから、
他に解決策がないかを考えて、
提案してみましょう。
案はあるが、他にやることがあって
対応できないことがあるでしょう、
私もありました。
単純に「できない。」と伝えるのではなく、
「こうやるのはどうですか」
と方法を提案するだけでも、
相手に与える印象は変わってきます。
相手の立場で考えて話せると、
頼んだ相手も気持ちが良く、
あなたに言って良かったなと
思ってくれるはずです。
「一緒に考えてくれた」という印象を
相手に与えることが大切です。
そうすることで、
仕事を断ったのにも関わらず、
角が立たなくて済みます。
一部なら協力できることを伝えること
作業の全てを受けられなくても、
「一部なら協力することができる」
と相手に伝えることも有効な手段です。
例えば、設計書を作ってと依頼されて
別の作業があってどうしても時間が取れず
断らないといけないとしましょう。
設計書に必要なグラフや図を作るのが得意で
「作る時間は作れます。」と
一部の作業をサポートできると
伝えることが大切です。
あなたの得意とする部分だけ手伝うなど、
やり方はいろいろありますよね。
ポイントは、「ただできない」と
断るのではなく、何か少しでも協力しよう
という気持ちが相手に伝わるかどうかです。
こうやって伝えれば、
相手も理解を示してくれるはずです。
「やってあげたい気持ちがある」ことが
伝われば角は立ちません。
できない理由を分かりやすく言うこと
どうしても仕事がいっぱいで
協力もできない場合は、
理由をしっかり説明して、
勇気を出して断りましょう。
ところが以下のような断り方はNGです。
「今は別作業があって忙しいです。」
「ちょっと今日は厳しいです。」
いくら申し訳なさそうな顔をしても、
相手は納得してもらません。
相手に納得してもらうには、
伝えるのが面倒でも、
以下の2点を明確にする必要があります。
- 抱えている仕事の期限
- 期限を守る為に必要な時間
ポイントは数字を含めて説明することです。
数字を使えば、抽象的な表現から
具体的な表現に変わります。
私が仕事を断る時は2点を意識して
明確な期限や時間を伝える意識を
持って伝えています。
例えば、今日の15時までに
設計書を完成させないといけないので、
その仕事に手をかけられないです。
このように具体的な数字を含めて
説明することができれば
相手も納得できる可能性が高くなります。
2.仕事を誰かに頼む場合に工夫すること
仕事を頼むときは工夫をしましょう。
「これお願いしたいんですけど・・・」
と頼むだけでは相手にしてもらえません。
じゃあどのように工夫してお願いするのか？
それにはまず、
本当にあなたじゃないといけない仕事と、
そうでない仕事を事前に分けましょう。
それから、「この部分なら任せても大丈夫」
というところだけを、お願いするのです。
この方法はお願いされる側の人から
見てもメリットがあります。
なぜなら、仕事を全部丸投げされたら
誰だって気分が乗りませんが、
一部であれば受け入れてくれやすくなるからです。
逆の立場で考えれば分かりやすいです。
例えば、全部丸投げされるよりも
一部のポイントだけをお願いされたほうが、
「手伝えるかな」という気持ちになりますよね。
私も一部、仕事を切り分けて
お願いすることを学んで実行した結果、
一人で仕事を抱えることが減りました。
さらに、仕事を細分化するスキルも
身についていきました。
細分化するスキルが身につくと
後輩ができた時に教育しつつ、
自分の成長もできて一石二鳥になります。
少しの工夫をするだけで、
相手から嫌な顔をされることもなくなるので、
このテクニックはぜひ覚えておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
一人で仕事を抱え込まないための
対処法を2つ紹介しました。
- 仕事を断るコツを知る
- 仕事を誰かに頼む場合は工夫する
これらを活用してストレスを
抱えないように仕事をしていきましょう。
仕事が分散できれば自分の時間もできていって
趣味の時間や自己成長の時間を
作ることができます。
【学びの時間を作れない20代会社員必見】効果的にインプットする4つの方法大公開
こんにちは、ユータです！
今回は
仕事で忙しい時でも
質のいいインプットして
学びを定着するためのコツ
についてお伝えします！
あなたは日々の仕事の中で
考えてインプットできていますでしょうか？
また、アウトプットできていますでしょうか？
インプットとは、
自分の中に情報や経験を取り込んで、
知識や考え方を更新していくことです。
対してアウトプットとは、
インプットを元に価値を生み出すこと、
業務を進めて成果を出していくことです。
仕事をしながら新しい情報や学びを
インプットしていくことは
大変なことです。
私自身、インプットする時間を
作ろうとしても効果的な
インプットができていませんでした。
例えば、仕事を引き継ぐタイミングで
事前に引き継ぐ対象について自分で調べて
インプットしていれば
スムーズに引き継ぎができたのですが、、、
当時の私は事前に調べもせず、
引き継ぎの時に話を聞いても
内容のほとんどが理解できず、
時間の無駄になってしまいました。
後日、自分でインプットしてから
改めて引き継ぎの打ち合わせを行いました。
この記事を読まないと
効果的にインプットできないので、
問題点が出てきます。
いざその情報が必要がタイミングで
使えず、使う時にインプットするという
非効率な状態となります。
作業時間が増えて残業する必要が出てくる
学ぶ時間がストレスに感じる
ブログや記事を読んで
質のいいインプットをするために
改善を行いました。
効果的にインプットできれば
いざ使いたい時にすぐに対応する
ということができます。
時間の使い方が上手くなり残業が減る
インプットでストレスを感じなくなる
例えば、最新技術を使いたいタイミングで
事前にインプットしていれば
誰かに教えるということができます。
日常的に必要な情報はインプットして
いつでも使える準備をしておくことが
大切になっていきます。
効果的にインプットできるようになれば
単に情報を仕入れるだけでなく、
新しい考え方や新しいやり方に触れて
自分の経験も積み重ねていくことができます。
さらに、よりよい価値を生み出すことが
できるようになるでしょう。
そこで、効果的に情報を
インプットするためのコツを
4つ紹介していきます。
インプットのコツ4選
1.インプットするのに最適な時間を知る
はじめに自分自身のインプットに
適した時間を把握しましょう。
人それぞれ、インプットの生産性が
高まりやすい時間帯があります。
私の場合は午前中が頭が
クリアな状態になるので、
インプットする時間に充てます。
他にも、朝一の頭がクリアな状態で
難しい書籍を読んだり、
頭が疲れてきた夕方以降は難易度の低い情報を
インプットするなどの工夫をしています。
インプットの時間が苦痛に
ならないようにするためです。
例えば、朝が効率的に
インプットできるのであれば
資料を読んでインプットしましょう。
夕方の方が集中できるという方は
夕方に時間を作って資料を読みましょう。
自分自身が集中して
インプットできる時間帯を知ることが、
質のいいインプットにつながっていくでしょう。
2.過去の経験・知識と紐付ける
インプットは、自身の経験や他の情報と
関連付けることで、より活きた情報となり
使いこなしやすくなります。
例えば、ビジネス書籍を読んでいると、
「表現は違っても本質では
同じことを言っている。」
ということは往々としてあるでしょう。
これは、筆者の方がある問題に対して、
自分なりの方法や考え方で
同じ結論に到達したからです。
つまり、自分の経験と紐付けて
インプットした情報だと
いうことができます。
これまでの人生において、
過去の経験や知識と紐づいたインプットは
活きた情報として自分の言葉で
取り出せるようになります。
私は過去に経験した仕事で経験したことが
新しく担当する仕事で活用することができて
スムーズに作業に入れることがありました。
仕事やプライベートで過去に経験したことが
活かされることは多くあるでしょう。
あなたもあるのではないでしょうか？
他にも、本やニュースの言葉を
そのままインプットするのではなく、
自分の経験や知識と照らし合わせて
考えることによって、
より有用なインプットとすることができます。
3.情報を整理する
整理して索引をつけて整理することで、
後で情報を活用しやすくなるでしょう。
日々、様々な情報にさらされている私たちは
頭の中だけで情報を保持するのには
限界があります。
そんなときは、インプットした情報を
整理するために索引をつけることが
オススメです。
索引をつけることで関連付けすることが
できるので後から取り出しやすくなります。
索引は自分が情報を整理しやすければ
何でもよいのです。
例えば、仕事やプライベートで
大まかに分類しても問題ありません。
または、仕事の中でもプロジェクト毎で分けたり、
プライベートで趣味の情報を収集したのであれば、
趣味毎に分類するのもよいです。
ポイントは、どのように分類して、
索引付けるかを自分自身で考えることです。
プロジェクト毎に資料の格納場所や
参考資料のURLを記載してまとめています。
自分で考えているうちに、頭の中も整理されて
インプットした情報を取り出して、
活用しやすくなっていくでしょう。
4.アウトプットする
インプットした情報は
同じくらいアウトプットすることを
意識することが大切です。
例えば、人に説明することやブログ、SNSで
発信していくことがアウトプットの
方法となるでしょう。
頭の中で考えているときには
理解できているつもりでも、
言葉にしてみると意外とわからない
部分があることに気づくものです。
私も同僚や後輩に話すことで
アウトプットして理解を深めています。
アウトプットすることで、
自分自身の理解も深まり、
インプットした情報が活きた知識として
次回以降も活用できるようになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
日常的に時間を見つけて
インプットすることは
仕事する上で必要になってきます。
自分に合った効率的かつ効果的な
インプットの方法を身に付けて、
自分の価値を高めていきましょう。
【完璧主義でストレスが溜まる20代会社員必見】完璧主義を克服するための6つの方法
こんにちは、ユータです！
今回は
業務でどうしても完璧主義に
なってしまう方への
今すぐできる克服方法
についてお伝えします。
あなたは資料作成をしている時に
資料の出来を求めて時間を
かけすぎてしまうことはありますか？
私自身、100％の完成度を求めて
資料作成に時間をかけすぎてしまうことが
ありました。
会社員になって資料の作り方について
どのくらいの完成度になればいいのか
教えてもらえることは少ないでしょう。
完璧主義になってしまったことにより
ストレスを溜めてしまうことが
多かったです。
完璧主義になってしまうと
ストレスが溜まるだけではなく、
仕事を進めていく上で問題が出てきます。
仕事が効率よく進められない
自己嫌悪に陥りやすい
人間関係で悩むことが多くなる
この記事を読まないと
仕事を進めていく上で
問題点が多く出てきます。
この記事を読んで完璧主義を
克服する方法を学ぶことで
問題を解決できます。
他人に対して寛容な気持ちを持てる
仕事の効率を高められる
人間関係が楽になる
仕事が円滑にいくだけではなく、
人間関係も良好になっていくでしょう。
完璧主義を克服していった先には
ストレスから解放されると共に
評価も上がってより大きな仕事を
任せられるようになっていきます。
完璧主義をやめるために
今からできることを
6つ紹介していきます。
完璧主義をやめるための行動6選
1.自分を褒める癖をつける
完璧主義をやめるには、
常に100％であるのが当たり前という
考えを改めることです。
完璧主義は、100％の完成度にならないと完成と
捉えられないので、80％ぐらいのできでは
「まだまだ」と捉えてしまいます。
そうではなく、
「80％まで達成できた自分ってすごい」と
考え方を変えることで、
柔軟な思考に変わっていき徐々に
完璧主義を克服していきます。
私自身、仕事で資料を作っている時、
100％のできにならないと達成できたと
感じられなくて、悩む時間が多かったです。
しかし、時間をかけて100％完成してから
先輩に見せると指摘が多くって修正する時間が
発生して残業が増えてしまうことがありました。
結果、自分に自信がなくなって
仕事に行くのが嫌になることがありました。
そこで、100%の完成度まで時間をかけるのをやめて
例え完成度が80％であっても自分を褒めて、
先輩に資料を見てもらうことを意識しました。
すると先輩から「資料作成に時間が
少なくなったね」と褒めてもらい
自信を持てるようになりました。
さらに、継続していって
資料作成に時間がかかることも無くなり、
ストレスも溜まらなくなっていきました。
皆さんも自分を褒めることで
自己肯定感を上げて考え方をポジティブに
変えていきましょう。
2.時間制限を設ける
仕事で作業する時に終わりの時間を
設定しましょう。
仕事で資料作成をしている時に、
細かいフォントや見栄えにこだわって
修正していると仕事が一向に終わりません。
私も資料のフォントや見栄えに
変なこだわりを持って作業していて
予定時間までに完成させられないことが
ありました。
そうならないためには、
時間に区切りを付けることが
大切になります。
例えば、資料作成を任されたら、
「◯時までに終わらせる」と
ストップウォッチを設定して
仕事に取り組むことで、
時間を意識するようになります。
まず先にやらなければいけないことに
集中するので完璧主義を
徐々に克服できるようになるのです。
3.オンオフの区切りをつける
完璧主義をやめるには、
時間を意識することが大切です。
例えば、仕事で終わりの時間を決めずに
取り掛かるといつまでも
仕事をすることになります。
私は資料作成している時に
終わりの時間を決めずにダラダラと
作業して結果的に資料作成が
全く進まないということがありました。
完璧主義の人は、
途中で中断するのを嫌がるので、
結果的に自分が辛くなってしまうのです。
オンオフを切り替えられず、
ダラダラ作業していると終わらず、
ストレスが溜まってしまいます。
時間を上手に使いオンオフを
切り替えられれば、少しずつ完璧主義を
克服できるようになるでしょう。
4.人を頼る
完璧主義をやめたいなら、
自分一人で全て背負うのを
やめることが重要です。
完璧主義な人は、
「人に頼らなくても最後まで自分一人でできる。」
と考え、誰かを頼ることができません。
それが原因で仕事が遅れてしまったり、
結局は周囲が助けたりと迷惑をかけることも
増えてしまいます。
私は作業に行き詰まっても、
先輩に相談することができず、時間だけが
過ぎていってしまうことがありました。
先輩の時間をもらって教えてもらうことが
申し訳ないと思って、なかなかできませんでした。
結果、資料が完成せず叱られてしまったり、
落ち込んでしまうことになって
しまいました。
今先輩の立場になって思うことは
後輩のために時間を使うことは
嬉しいことですし、どんどん頼っていいんだと
思えるようになりました。
完璧主義を克服するなら、
先輩に申し訳ないと思わず、
どんどん頼ることを試してみましょう。
色々な仕事の方法を知ることができ、
自分のためにもなりますよ。
5.細かいことは気にしない
完璧主義をやめたいなら、
あまり細かいことは気にせず、
神経質になりすぎないことです。
他人のことが気になっても、
相手を完全に自分の思い通りに
直すことはできません。
「他人は他人」と捉えることで、
次第に細かいことが
気にならないようになります。
私も周りの人の行動や言動が
気になってしまって、
「こうやった方が効率がいいのに」
と勝手に思って、
神経質になることが多かったです。
どうしても細かいことが
気になってしまうのであれば、
自分が取り組むべきことに集中することで
相手のことを次第に気にならなくなりますよ。
6.考える前に行動する
新しく何かを始める時に
「何とかなるでしょ」と
楽観的に考えることです。
例えば、新しい仕事に取り組むとき、
どんなに準備を完璧にしていても、
トラブルは起こります。
予測できないようなトラブルを
始める前から考えていても、
物事は何も進みません。
私も新規の仕事に携わると決まった時は
準備はしましたが、考え込んでしまって
ストレスに感じることがありました。
そんな時、先輩から考え過ぎても
仕方ないから前に進むしかないと
言われて気がつきました。
新規の仕事に携われることで
自分の成長に楽しみを見つけて
取り組んでいこうと捉えてから
ストレスと感じなくなりました。
完璧主義をやめたいと強く思うなら、
「楽しそう」「面白そう」
という捉え方をして、行動を起こすことです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
完璧主義を克服するための方法について
お伝えしてきました。
全て当てはまらなくても
どれか1つは当てはまった方は
いるのではないでしょうか？
完璧主義をやめるためには
日々の取り組みが大切です。
克服するための手段を継続していって
完璧主義を克服していきましょう！
【複数業務を抱えて作業が中途半端になってしまう20代会社員必見】マルチタスクを克服するポイント6選
こんにちは、ユータです！
今回は
仕事でマルチタスクになってしまい、
作業の進捗が中途半端に
なりそうな時の対処方法
についてお伝えします。
複数の仕事を同時に行うマルチタスクは
起こりがちです。
例えば、資料作成やメール返信、
問い合わせに対する回答など、
複数のタスクを同時に処理することです。
マルチタスクをこなすスキルがあれば、
タスクが溜まらずプロジェクトを
より円滑に進められるようになります。
とはいえ、マルチタスクが苦手、
または効率的な進め方が分からないと悩む方も
多いのではないでしょうか。
マルチタスクになってしまった時に
記事を読まずに対策を知らない状態だと
知らず知らずの間に追い込まれてしまいます。
複数の作業が重なってマルチタスクになって、
どう解決していけばいいか分からず、
キャパシティを超えてしまいます。
また、以下のような問題も起きてしまいます。
作業でミスが発生しやすくなる
作業の進捗が中途半端になってしまう
マルチタスクになった時の対策や
ポイントを抑えることで
挙げた問題点が解決できるでしょう。
業務の全体像が見えてくる
コミュニケーションが活発になる
作業が円滑に進むようになる
作業をマルチタスクで進められるように
なった先には1日の作業の生産性が上がり、
仕事でもプライベートでも充実していくでしょう。
マルチタスクができない、苦手という方に
克服するためのポイントを
6つ紹介していきます。
マルチタスクをシングルタスクにしよう
マルチタスクができない、苦手な方は
やるべきタスクを1つずつ細分化して
シングルタスク化しましょう。
シングルタスクにすることで
1つの物事に集中することができて
効率が上がります。
複数のタスクを同時にこなすのが
マルチタスクです。
それに対して、シングルタスクは
他のタスクに手をつけず、
1つに絞って取り組む手法となります。
1つひとつの業務はシンプルなのに、
タスクが重なってたくさんの業務になると
パニックになりますよね。
マルチタスクが苦手な人は
積み上げられたタスクを分解して、
シングルタスクにしてみましょう。
マルチタスクを克服する6つのポイント
マルチタスクをシングルタスクにすることで
複数のタスクが重なっても焦らずに
対応できるようになります。
6つのポイントを紹介していきます。
1.タスクを可視化する
まずはタスクをすべて書き出し、
あなたがすべきことを視覚的に
把握しましょう。
マルチタスクは2つ以上の
タスクを同時に進めるので
「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を
正確に把握しなければなりません。
タスクを可視化すれば
業務の全体像を掴めるので、
タスクの量が自身のキャパシティに
合っているかもすぐに判断できます。
例えば、以下のように見える形で
可視化するといいでしょう。
「14時までに設計書を完成される」
「15時までに問い合わせに回答する」
2.タスクを1つずつ片づける
複数の作業を任されると、
頭が混乱して
パンクしそうになりませんか？
例えば、
「14時までに設計書を完成される」
「15時までに問い合わせに回答する」
というタスクがあったとします。
各タスクにどのくらい時間がかかるのか、
見積もって問い合わせの内容を理解して、
回答するまでに必要な時間が
1時間以内であれば、
14時までは設計書作成に集中できます。
問い合わせの確認、回答するのに
1時間以上かかる場合は
事前に準備する時間が必要になります。
問い合わせの内容確認、調査、
回答の作成とそれぞれ時間を決めて
取り組む意識を持ちましょう。
シングルタスクにするためには、
1つずつのタスクに落とし込んで
取り組むことが大切です。
一度に多くの作業を手掛けることは、
効率低下につながります。
確実に業務を終わらせるために、
タスクは1つずつ取り組みましょう。
3.集中タイムを設ける
タスクを実行しているときは
気になるものをシャットアウトして
集中できる環境を作りましょう。
集中タイムに取り入れるべき方法は
以下のとおりです。
- 周囲に集中タイムであることを告げる
- スマホを目の届かない場所に置く
- 社内メール・チャットの通知をオフ
- 使わないブラウザを閉じる
タスクに集中するためには、
自分のリズムを作ることが大切です。
意識的に外部とのつながりを
一時的に切り離すことことで、
目の前のタスクだけに集中できます。
4.1×10×1を活用する
大量のタスクをスムーズにこなすためには、
1×10×1システムを取り入れましょう。
1×10×1システムとは、
タスクを1分、10分、1時間と並び替えて、
段階的に処理できるようにする手法です。
最初に1分で終わるタスクから
取りかかりましょう。
例えば、メールの返信や
書類の捺印などが挙げられます。
次に10分で完了するタスクを
やりましょう。
例えば、電話連絡の折り返し対応などです。
このように片づけていくと、
最後に残るのは1時間以上かかるタスクです。
あらかじめ優先順位を決め、
タスク実行の日時を予定として組むことで
焦りを防止することもできます。
結果的にミスの減少につながっていきます。
5.空白の時間をつくる
あえてスケジュールに
空白の時間をつくりましょう。
業務が終わらなかったときのために
予備の時間を確保することで、
確実なタスク完了を目指します。
目安は1日2回、30分ほどの時間を
確保しましょう。
あえて予定を入れない時間をつくることで、
急な仕事を振られても対応できます。
例えば、設計書を作っているときに
予定していた時間までに
終わらなかった場合に
空き時間を利用して作業しましょう。
6.1～5までのポイントを習慣化する
最後のポイントは、
紹介した1～5までのポイントを
繰り返し行うことです。
意識して行っていた作業が
無意識にできるようになります。
例えば、子育て中の主婦です。
日常的に育児をしながら掃除や洗濯、
料理もこなします。
毎日同じことを続けていくと、
次にやるべきことを考える前に
手が動く状態になっていくでしょう。
次第に効率が上がり、
短時間で複数の家事を
こなせるようになります。
仕事では毎日の業務がまったく同じとは
いかないかもしれませんが、
紹介したポイントを繰り返すことで、
優先順位がわかるようになり、
業務がスムーズに進みます。
タスクを完了したときの達成感も得られ、
ストレスなく仕事がはかどるでしょう。
まとめ
人間の脳は2つまでの作業を
処理するのが限界と考えられ、
マルチタスクは脳にとって大きな負担となります。
もともとマルチタスクに適していないので、
自分は仕事ができないと悩む必要はありません。
マルチタスクができずに悩んでいる場合は、
シングルタスクと考えて
1つずつ集中して処理するのがオススメです。
今回ご紹介したポイントを
参考にして取り入れてみてください。
【資料作成で時間がかかってしまう20代会社員必見】資料作成のコツを押さえて作業効率化
こんにちは、ユータです！
今回は
資料作成のコツを抑えて
作業効率を上げる方法
についてお伝えします。
仕事の中で資料を作ることは
多くあるでしょう。
ですが、資料の作り方について
教わらないことがほとんどです。
資料作成のコツを教わらずに自力で
作成していることになります。
資料作成のコツを抑えずに
作業を進めると時間がかかってしまい
残業が増えてしまうでしょう。
わかりづらい資料になってしまう
資料作成が終わらずに残業が増えてしまう
生産性が上がらず別の作業にも集中できなくなる
資料作成のコツを抑えていないと
様々な問題が出てしまいます。
資料作成のコツを抑えることで
生産性を上げるのはもちろん
残業時間が減り自由な時間を多く取れます。
わかりやすい資料を短時間で作成できる
資料作成を効率よく進めて残業時間が減る
生産性が上がり自由な時間が多く取れる
資料作成が効率よくできるようになることで
作業工数が減り、残業時間が減ることで
ストレスが軽減されるでしょう。
また、わかりやすい資料を短時間で
作成できることで自己成長の時間に
当てることもできます。
資料作成のコツを抑えて
作業効率化を図りましょう。
以下の2つのコツについて
説明していきます。
- 資料作成をスムーズに進めるコツ
- 資料作成を効率化するためのコツ
資料作成をスムーズに進めるコツ
資料を作成する際は、
「誰に」「なぜ」「何を」伝えたいのか、
といった点を意識しましょう。
資料作成の途中で方向性がずれ、
伝えたいことが何も伝わらないという
状況をさけられます。
伝わる資料を作るためには、
事前準備をしっかりとすることが大切です。
資料の目的を決める
まずは資料の目的を決めましょう。
ゴールを最初に決めることで、
話の軸が定まるので方向性が
大きくズレることはなくなるでしょう。
「この資料は、
どんな目的を達成するために
作成するのか」
目的に対する解像度を高めることで
資料に必要な要素を考える軸になって
何を書けばいいのか判断することができます。
例えば、システムの導入手順を資料化する時は
目的は以下のことであると判断できます。
「この資料を読めばシステムを
導入できることができるようになる」
資料の目的が明確になれば
自然と書くべきことがわかってくるので
スムーズに作成を進めることができますね。
資料の読み手をイメージする
次に「誰が資料を読むのか」を
イメージします。
誰に向けて資料を作成しているかを
イメージすることで無駄な情報を減らせます。
「前提情報をどの程度入れる必要があるのか」
「語彙の選択」
が明確になり、無駄な情報を減らせるでしょう。
例えば、読み手が初めてシステムを
導入するとしたら前提のボリュームを多く取ろうと
判断できて記載内容を判断できます。
読み手がある程度知識がある人が前提であれば
前提を省略して本題から入ろうという具合で
資料を作ることができます。
「資料を読むのは誰なのか」をイメージし、
その人にあった情報量や説明を心掛けましょう。
フレームワークを活用して情報を整理する
フレームワークとは、意思決定や分析、
手順に沿って整理していくための、
共通して利用できる思考の枠組みを意味します。
論理構成のフレームワークに
「PREP法」というものがあります。
「PREP法」とは以下の4つの
単語の頭文字からきています。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：具体例
- Point：結論
簡潔かつ説得力のある文章を
作成する際に用いられます。
いきなり資料を作り始めるのではなく、
まず伝えたいことをフレームワークに落とし込み、
情報を整理してみましょう。
簡潔で伝わりやすい資料作成につながります。
＜結論＞
記事で一番重要なのはタイトルです。
＜理由＞
なぜなら、タイトルで注意を引けなければ、
本文が読まれることは決してないからです。
＜具体例＞
実際、多くの読み手はタイトルを見て、
続きを読むか読まないかを判断しています。
本文を読む人に比べて、タイトルだけを読む人は
○○％にもなるというデータもあります。
ほとんどの人はタイトルで記事を
判断しているということです。
＜結論＞
したがって、読み手の注意を引くタイトルを
作ることが重要になるのです。
資料作成を効率化するためのコツ
どんな資料でも効率よく作成するための
コツを紹介していきます。
装飾に時間をかけすぎない
あくまで資料を作成する目的は、
「必要な情報を読み手に伝える」
ことです。
デザインのコツを抑えることだけでも、
見やすい資料は作成できます。
デザインに凝りすぎるよりも、
必要な情報をシンプルに
伝えることを意識しましょう。
例えば、使う色を絞ることや
資料の背景色などをシンプルに
することをしましょう。
第三者からのフィードバックを求める
資料の骨子を作成した段階で、
第三者からフィードバックをもらうことで
新たな発見があるかもしれません。
- 伝えたい意図が伝わるのか
- 情報量は適切なのか
資料完成後にフィードバックをもらうと、
修正に多くの時間がかかってしまう
恐れがあるので注意が必要です。
修正を最小限にするためにも、
骨子の段階でフィードバックを
依頼することがポイントです。
例えば、システム導入の手順書を作るときは
目次を作った段階で必要な項目が揃ってるか
フィードバックをもらうことが大切です。
資料デザインをテンプレート化して流用する
過去に作成した資料の流れやデザインを
テンプレート化することで似た資料を
作成するときに時間削減できます。
また作成したテンプレートを
社内共有することで、
チームや会社全体での
業務効率化も図れるでしょう。
なお最初はオリジナルのものではなく、
資料作成ツール標準のテンプレートや、
プロが作成したテンプレートを
使うのもオススメです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
資料作成のコツを抑えることで、
わかりやすい資料を
スムーズに作成することができます。
以下の2つのコツを理解していって
より良い資料を作成していきましょう。
- 資料作成をスムーズに進めるコツ
- 資料作成を効率化するためのコツ
