【報連相がうまくいかない20代会社員必見】報連相のコツとポイント大紹介！

こんにちは、ユータです！

今回は

報連相のコツとポイントを

理解して生産性を上げる方法

についてお伝えします。

報連相とは

「報告・連絡・相談」

のことです。

報連相はただ行うことが大切ではなく、

報連相とは何で、どのように行えばいいのかを知り、

それを用いて何をするかが大切です。

報告、連絡、相談ができないと

上司や部下と認識が合わずに

問題点が出てきます。

言いたいことが伝わらずに混乱させてしまう

連絡できないと認識の相違が発生してしまう

相談ができないと上司が考えるものと違うものになってしまう

報連相のコツとポイントを覚えると

上記の問題が解決できて上司や部下との

関係性が円滑になるでしょう！

上司に正確に情報を伝えることができて、良い采配につながる

連絡を取り合うことができて、共通認識が作れて生産性が上がる

不明点を相談できて、質の均一化につながる

報連相をきちんとできることで

相手との齟齬が生じにくい伝え方の

スキルを身につけることができます。

そして、上司からも後輩からも

信頼されて仕事でも良い関係性が

作ることができるでしょう。

報告のコツ

仕事における報告とは、

生産性を上げるために

部下が業務や作業の経過や結果を

上司に伝えることです。

そう考えた時、

報連相における報告のコツは

以下の2点に集約されます。

先に結果や結論から伝えること
適切なタイミングで報告すること

先に結果や結論から伝えること

報告の最大のコツは

「先に結果や結論から伝えること」です。

例えば、「ある試験をしていて

ツールの使い方がわからないから教えて欲しい」

と報告するとしましょう。

上司からすれば

ツールの使い方を知りたい

という情報が一番大切ですよね。

「ある試験」という情報は過程で

上司からすれば不要な情報です。

先に結論を伝えることができれば

無駄な情報の伝達や混乱を防げて

さらに、情報伝達の時間短縮にもなります。

経緯や要因を伝えることも重要ですが、

まずは結論を簡潔に伝える意識を持って、

上司が全体像を把握できるように

報告するようにしましょう。

事前に報告内容で伝えたいことを

メモしておくことで簡潔に

報告できるのでオススメです。

また、内容によっては

メールやチャットでの

報告も有効な手段です。

内容が適切ならば「細かく報告をしすぎだ！」と

怒られることはまずありませんので、

仕事に慣れるまではこまめに報告をしましょう。

適切なタイミングで報告すること

報告のもう1つのコツは、

「適切なタイミングで報告すること」です。

報告の重要性が分かっていても

「報告のタイミングがわからない」と

感じている人は意外と多いようです。

ビジネスにおいて報告すべき

適切なタイミングとして、

大きく次の4つが挙げられます。

もらった仕事が終わったとき
もらった仕事が期日までに間に合いそうにないとき
長期間にわたる仕事や作業をもらったとき
トラブルやイレギュラーが発生したとき

あらかじめ、報告を行う

タイミングを決めておくことで

迷う事なく報告ができますね。

特にトラブルの発生時の対応は非常に重要です。

トラブル対応はスピードが命と言われます。

悪い報告は気が進まないものですが、

先送りにしたことで新たなトラブルが

発生することも多いです。

例えば、仕事で使っていたパソコンが

急に故障してしまって使えなくなった時に

すぐに報告しないと何も作業が

できない時間ができてしまいます。

そういった時にすぐに報告できれば

復旧作業が迅速にできたり、別のパソコンを

用意してもらったりと対応しやすくなるでしょう。

トラブルが発生した際は直ちに

報告することで問題が大きくならないので

迅速に報告することを心掛けましょう。

報告のポイント

認識の相違をなくすこと

報告を行う際には、

「上司との認識の相違をなくすこと」を

意識しましょう。

例えば、上司が

「パソコンのセットアップ手順について

資料にまとめてくれ」

と依頼されたとしましょう。

その際、部下は上司に対して

認識を合わせることで

無駄な作業の発生や食い違いを防ぐことが

できるようになりますよね。

特に上司が正確に状況を把握できれば、

より正確な判断や意思決定が

できるようになります。

これが報連相の目的である

「チームの業務の効率化・生産性のアップ」

に繋がるのです。

そのためには、

作業の進捗状況や問題点などをこまめに、

正確に伝えることが重要です。

連絡のコツ

報連相における「連絡」の

コツについてみていきましょう。

仕事における連絡では、

関係者に、簡単な業務・作業情報を

共有してチームや仕事間のつながりを

生むことに意義があります。

一丸となって効率的に仕事をする上で、

情報共有は欠かせない要素である

と言っても過言ではありません。

では、どのように

連絡すると良いのでしょうか。

そのコツは2つあります。

正確な情報を、速やかに相手に伝える
ツールを活用する

正確な情報を速やかに相手に伝える

連絡の最も重要なコツは

「正確な情報を、速やかに相手に伝えること」

です。

以下の手順で連絡を行うと効率的です。

連絡する内容について正しい情報を把握する
1を踏まえて、今後どうすべきかを明確にする
迅速かつ簡潔に、チーム内に共有する

事実確認のしやすい、

正確な情報を伝えることが大切です。

逆に、曖昧な表現や個人の意見・主観の

入り混じった情報は、事実確認がしづらいため

生産性を下げてしまいます。

まず、事実を端的に伝えるようにしましょう。

例えば、客先からまだ確定していない情報を受け取って、

「これで確定したみたいです。」と

曖昧な情報をチーム内に連絡したとしましょう。

後日、確定後の情報を受け取った時に

チーム内に連絡した情報と違っていたら

混乱が広がってしまいますよね。

曖昧な表現や個人の意見で判断すると

大きな問題になってしまうので、

事実確認をしてから連絡しましょう。

ツールを活用する

もう1つの連絡のコツは、

「ツールを活用すること」です。

ここで言うツールとは

例えば、チャットでチーム全体に文章や資料を

周知するために共有することです。

また、資料の変更点を

図表やBeforeAfterの比較を用いるなどの

方法を用いるのも有効でしょう。

慣れないうちはどう伝えていいか

困惑する場合も多くあると思いますが、

周知の方法も含めて

上司に相談してみるのもよいでしょう。

連絡のポイント

共通認識を作る

連絡を行う際には、

「チーム内で情報共有して共通認識を作ること」

を意識しましょう。

これにより効率良く業務が

こなせるようになり、

生産性が大きく上がります。

例えば、ツールの使い方や試験の仕方を

チーム内に情報共有して共通認識を作ることで

誰でもすぐにツールを使うことができるでしょう。

逆に、チーム内で情報共有ができていないと、

認識のズレにより問題が発生して、

その解決に更に時間がかかってしまいます。

こまめな情報共有ができるようになると、

より有効な手段を考えたり、

効率的な方法で業務を行うことが

できるようになりますよね。

その結果、冒頭で述べたように

生産性の向上につながるのです。

相談のコツ

最後は報連相における「相談」の

コツについてみていきましょう。

仕事における相談とは、

業務上の問題があったときに

どう対応するべきかを上司に尋ねることです。

例えば、仕事ではマニュアルにない対応が

必要になったり、想定外の問題が

発生したりする場合は珍しくありません。

そういったときは上司に相談し、

対応の質を均一に

できるようにしましょう。

そのために、具体的に何をすべきなのか。

コツは以下の２点です。

整理してから相談する
事前に仮説を立て解決方法を提案する

整理してから相談する

相談の最も重要なコツは

「整理してから相談すること」

です。

相談する際は、

以下の3つのポイントを明確にした上で

声をかけると有意義な相談になります。

現在の状況
目指すゴール
現状までに試したこと

上記3点が明確なら、

相手も悩みの概要が

理解しやすいはずです。

3点の情報を書き出してから

相談に行くことをオススメします。

なぜなら、上司や先輩に伝えるための

情報整理にも役立つことや自分自身の頭の中を

整理することもできるからです。

事前に仮説を立て解決方法を提案する

相談のコツの2つ目は

「事前に仮説を立て解決方法を提案すること」

です。

例えば、あなたが友人に

「〇〇で困ってるんだよね」

とだけ言われた場合、

どう返事をしますか？

共感できたとしても、

解決までの道筋を示すことは

難しいのではないでしょうか。

「こういった理由でうまく行っていないと思うので、

こうしようと思っている」

といった自分なりの仮説を伝えることで

相手も返答やアドバイスがしやすくなります。

仮説を立てるために普段から意識することは

現状を把握することと課題を解決するために

思考することです。

解決方法を相手に委ねるのではなく、

自分はどう考えているのかという仮説も

可能なら伝えるようにしましょう。

「その方法で解決できるか」

「より効率的な方法がないか」という視点から、

フィードバックがもらえる可能性が高くなります。

相談のポイント

問題解決できるように情報を伝える

相談を行う際には、

「上司が問題解決できるように情報を伝えること」

を意識しましょう。

例えば、パソコンを壊してしまった時に

相談するときは何をして壊したのかなど

正確に伝える必要があります。

正確に伝えることができないと

的確なアドバイスがもらえません。

質の高い相談をするために

包み隠さず情報を伝えて、

有意義で効率的な相談にしましょう。

自分で考えることと同じくらい、

周囲に相談し新たな視点を

手に入れることも重要です。

人に相談することで

新しいアイディアが浮かぶこともあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

報連相のコツとポイントについて

解説してきました。

「意識的な報連相で、

チームの生産性も、

自分の評価も上げよう」

ということになります。

そのためには、相手に伝わりやすい言い方で、

正確に情報を伝達することが

大切なポイントです。

そういったときにはテクニックだけではなく、

「生産性を上げる」という目的に適う

報連相ができているか内省してみると良いでしょう。