【作業が進まない20代会社員必見！】業務効率化ツールを活用して作業を円滑に進める方法

こんにちは、ユータです！

今回は

業務効率化ツールを活用して

作業を円滑に進めていく方法

についてお伝えします。

あなたは業務効率化ツールを活用して

業務を進めていますか？

業務効率化ツールとは

主にITを活用したツールのことを指します。

例えば、以下のようなテクノロジーの力を

活用して業務の手助けをするものが

業務効率化ツールに当たります。

データを蓄積して分析や改善に使う
手作業で行っている作業を自動化する
コミュニケーションを取りやすくする

この記事を読まず、

業務効率化ツールを導入して

活用できないと

コミュニケーションが円滑に取れない

作業に時間がかかって残業時間が増える

作業の共有がしづらくなる

のような問題が出てきます。

この記事を読んで

業務効率化ツールを導入する

メリットは以下が挙げられます。

コミュニケーションが円滑に取れる

作業時間の短縮

タスクの共有ができる

業務が効率的に進められるようになることで

生産性が向上して上司からの評価が上がり、

会社員として成長していけるはずです。

業務効率化ツールの内容について

しっかり理解して用途に応じて

使えるようになりましょう。

そのためのコツをツールの用途に

応じて解説していきます。

業務効率化ツールの種類

すでに職場で使われている方も

いらっしゃると思いますが、

それぞれ紹介していきます。

コミュニケーションツール
ペーパーレス化ツール
タスク・プロジェクト管理ツール
ファイル共有ツール
Excel(エクセル)やWord(ワード)の活用

1.コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは

業務に関する連絡や周知にかかる時間が

大幅に短縮され、意思の伝達を

スムーズにすることが目的のツールです。

法人だけでなく個人でも利用できます。

例えば、社内SNSやビジネスチャット、

Web会議ツールなどがあります。

社内外の連絡はもちろん、

リモートワーク時のやりとりにも

大きく効果を発揮し、

すでに活用している会社も多いはずです。

業務連絡だけでなく

気軽なやりとりに使えることができます。

組織の雰囲気緩和や社内交流、

人材定着などの業務と直接的に関係しない

やりがいの面の効果も期待できます。

私の職場も社内の連絡には

Microsoft Teamsを使用して

連絡をしています。

Teamsは特定のメンバーに連絡することや

グループを作ってメンバー全体に

一括で連絡することができます。

口頭で確認するのではなく、

チャットで確認すれば後から見ても

進捗状況が文字で見れるので

わかりやすいでしょう。

私も後輩には1日朝と夕方で定期的に

作業状況を聞いて、進んでいる確認しています。

また、上司に対して作業状況を報告する際の

連絡に使用して後から見てもわかるようにしています。

こういった連絡はテンプレートを

作ると便利でしょう。

例えば、朝に連絡する場合は

以下のような内容を報告しています。

前日の仕事の残件
1日の作業内容
確認事項・質問等

また、夕方報告の場合は

以下のような内容を報告しています。

1日の作業進捗
残件有無の報告
確認事項・質問

テンプレートについては

上司や後輩と内容のすり合わせをして

決めていくといいでしょう！

コミュニケーションツールを活用して

口頭でなくても作業の状況や進捗が

見えるように心がけることが大切です。

2.ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは

書類で管理されていた契約書などを

電子データ化して、保存していくツールです。

物理的な保管場所をひっ迫することなく、

書類を見返したいときも

検索機能で見つけることができます。

探す時間の手間もかかっていたと考えると

非常に便利なツールです。

私の会社も年末調整の書類や申請書、勤務表は

ペーパーレスになって印刷するという手間が

省けて郵送するといった時間がなくなりました。

例えば、Excel(エクセル)やWord(ワード)を

活用してあらかじめ申請書や契約書を作成していると

記載は全てパソコン上でできて効率化になります。

会社によってペーパーレス化の活動はさまざまなので

内容について理解して作業の効率化を図りましょう！

3.タスク・プロジェクト管理ツール

タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、

チーム単位でタスクを

可視化・共有するツールです。

チーム単位で作業の管理を行うことで、

スケジュールの抜け漏れや

タスクの遅れに早く気づき、

円滑にプロジェクトを進めることができます。

タスク管理・プロジェクト管理ツールは

タスク工数管理
カレンダー
チャット

といった機能を有しています。

これらの機能を使って、

誰が担当しているのかが見えることで

漏れが少なくなり、作業効率が改善されます。

私自身、カレンダー機能を使って

この日はこの作業をすると事前に決めて

作業することを心がけています。

事前にやることを決めていると

割り込み業務が入った際に

どのくらい割り込み業務に時間を

使うことができるか把握できます。

例えば、あなたが先輩になった時に

後輩の作業進捗をツールを活用して把握すれば

サポートにすぐに入ることも可能になるでしょう。

タスク管理・プロジェクト管理ツールを使って

自分の進捗だけでなく、周りのメンバーを見て

何かできることはないか考えて

行動してみてはいかがでしょうか？

タスク管理・プロジェクト管理ツールを

使えばできるはずです！

4.ファイル共有ツール

資料やデータを共有する際に、

メールへの添付だと送り間違いなどの

情報流出の危険性があります。

ビジネス用のセキュリティに特化した

オンラインストレージを利用することで、

安全に資料の共有ができます。

私はMicrosoft OneNote(ワンノート)を利用して

メモや資料を作成してGoogleドライブで

ファイルを共有をしています。

Googleドライブは

提供するファイル共有ツールで、

GmailやGoogleカレンダー、

文書管理ツールなどとも連携しています。

Googleになじみがある方は

ぜひ使ってみてください！

例えば、打ち合わせの議事録の展開や

ツールの使い方の説明などで

使用しています。

Microsoftのツールなので、

Excel(エクセル)やWord(ワード)、

PowerPoint(パワーポイント)と互換性がいいので

どの会社でも使うことができるでしょう。

5.Excel(エクセル)やWord(ワード)の活用

Excel(エクセル)やWord(ワード)を使って

単純な資料作成やデータ抽出などを

マクロで自動化ができないか検討しましょう。

マクロとは、行いたい処理を設定することで

操作を自動化できる機能のことです。

高度なプログラミング知識は不要で、

作業の簡略化や操作ミスの削減に役立ちます。

例えば、以下のケースで活用できます。

伝票や請求書の印刷
取引先ごとに入金額と明細の比較・照合
各部署から届いた売上の計算
社員の稼働時間情報の算出

自動化が上手くいった際には、

マニュアル化すれば作業効率がアップして

作業者の負担が軽減できます。

私の場合は、確認した結果で

「OK」や「NG」を集計するマクロを

あらかじめ作成して使いまわしています。

手動で行っていた計算などを

必要な情報を入力すれば自動で

結果を出してくれるような仕組みを

作っていくことが重要です。

今まで何回も手動で行ってきたけど、

自動でできるようなことがあるはずです。

効率化できそうな作業を

探してマクロにできるか考えてみましょう！

まとめ

いかがでしたでしょうか？

業務効率化ツールはあなたの会社で

使っているかと思います。

ツールについては

自社開発ではなく、外部のツールを

使用している場合はインターネットで

調べてどういった使い方ができるのか

調べてみましょう。

私も調べてどういった使い方ができるのか

作業していく中で実際に使ってみたり

しています。

学んだことは実際に使って

試してみることで

初めて理解できます。

使い方を学んで使いこなせるようになれば

メンバーと上手く連携取れるようになったり

1日の作業にスムーズに取りかかるでしょう。