【作業の抜け漏れしてしまう20代会社員必見】ToDoリストの作り方・活用方法大公開
こんにちは、ユータです！
今回は
ToDoリストを作って
作業の抜け漏れを防止して
活用していく方法
についてお伝えします。
あなたは過去にこんなことが
ありませんでしたか？
「作業で抜け漏れがあって叱られた・・・」
「やることの優先順位を間違えて
残業してやることになった・・・」
やるべきことがまとめられないことや
優先順位を付けることができないと
自立した社員になれません。
ToDoリストを作れて活用できれば、
やるべきことをまとめることができて
作業の優先順位を付けることができます。
ToDoリストを作る上で
どのようなメリットがあるのか
把握することが大切です。
ToDoリストを作ることで
メリットは4つあります。
1.ToDoの抜け漏れを防止する
ToDoリストを作成することで、
やるべきことの抜け漏れを防止できます。
日々発生するToDoの数が限られていたり、
定常業務が多い場合は、
ToDoリストがなくても
タスクを覚えていられるかもしれません。
しかし、タスクの量が増えてくると、
すべてのタスクを
頭で覚え続けるのは困難でしょう。
「人は一度記憶したことの
70%以上を翌日には忘れている」
とも言われるため、
書き残すことが必要になってきます。
発生したToDoは
すぐにToDoリストに
書き留めておきましょう。
ToDoリストを一定頻度で
見る習慣さえつけておけば、
タスクの抜け漏れは回避できるはずです。
常にToDoリストにタスクを
書き留めておく習慣をつければ、
「何か忘れているような気がする・・・」
という不安も抜けることでしょう。
2.優先順位がつけられる
ToDoリストがあれば、
仕事に優先順位を
つけて効率的に処理できます。
緊急度や重要度、締切、タスクの
カテゴリなどを見える化することで、
以下のことを把握できます。
- 先に着手すべきタスク
- 寝かしておいても良いタスク
- まとめて実施したほうがよいタスク
効率的な仕事の段取りが
できるようになるでしょう。
3.スケジュールを立てられる
ToDoリストを活用することで、
スケジュール管理ができます。
例えば、ToDoリストにある仕事の
作業工数・予定時間を見積もれば、
大体のスケジュールを把握できるでしょう。
ToDoリストを活用して
スケジュールが事前に分かるようになれば、
トラブルが起こっても臨機応変な対応ができます。
4.やることを可視化できる
ToDoリストを活用すれば
「何をやればいいのか」
が可視化することができます。
ToDoリストを活用しないと
メールやチャットなどの
さまざまな媒体に情報が分散するので、
何から手を付ければ良いか分かりません。
ToDoリストを活用することで
溜まった仕事を整理整頓するのに役立ち、
スムーズに仕事を進められるようになります。
仕事のToDoは目に見える形で
一箇所まとめて
いつでも見直せるようにしておきましょう。
次にToDoリストを
作る4ステップをご紹介します。
「ToDoリストの作り方が分からない・・・」
「作ったことはあるが続かなかった・・・」
という方は必見です！
1.思いつくToDoをリストアップする
ToDoリストの作成は
まず思いつく作業を
全て洗い出しすることからはじまります。
抜け漏れなく洗い出すには、
紙やPCのメモ帳に
書き出す方法が効果的です。
また、単発のToDoだけではなく、
仕事をする中で見つけた定型的なToDoも
リストアップしておきましょう。
そして、ToDoの洗い出しが
完了したら細分化していきます。
営業を例に挙げると
「営業のアポイントを取るという」
ToDoの場合は以下のように分解していきます。
- 電話の内容を決める
- A社をリサーチする
- A社に電話する
- アポイントの日程を決める
ここまで分解すると
やるべきことが一目でわかるので
混乱することはないでしょう。
2.ジャンルごとに分ける
ToDoが多岐にわたる場合は、
ジャンル分けすることが有効です。
以下のようにジャンルを分けましょう。
- プロジェクト別
- クライアント別
- チーム別
ToDoのジャンルを分けることで
まとめて実施すべきタスクなのか
見えてくるはずです。
色や記号で分けることや
ジャンル別にリストを作成することで
自分自身が分かるように作成しましょう。
3.優先順位をつける
ToDoに優先順位を設定しましょう。
ToDoに優先順位を付けることで、
限られた時間と労力を
効率的に使えるようになります。
ToDoの優先順位付けには、
「緊急度」と「重要度」の
2つの軸を活用する
「時間管理マトリクス」を用います。
以下の4つの分類にToDoを振り分けます。
- 緊急度が高い＆重要度が高い
- 緊急度が高い＆重要度が低い
- 緊急度が低い＆重要度が高い
- 緊急度が低い＆重要度が低い
1のToDoは最優先で
とりかかるべき業務であり、
4のToDoの優先順位は最も低いです。
4.ToDoごとに締切を設ける
それぞれのタスクに
期限を設定しましょう。
終わりのないタスクをToDoリストで
管理するのは理想的ではありません。
仮でも良いので期限を設定し、
業務の区切りをつけることが
ToDoリスト運用を成功させるコツです。
チームで実施している業務は
他の業務から逆算して
締め切りを設定しましょう。
自分だけの判断で締め切りを
設定できるようなものについては、
他のタスクとのバランスを見ながら、
無理のない設定を心掛けるべきです。
現実的ではない締切ばかりを
設定してしまうと、
ToDoリストが形骸化する
原因にもなり得るからです。
まとめ
ToDoリストの作り方、活用方法について
解説してきました。
自分に合うToDoリストの
作り方を見つけて、
ToDoリストを習慣化していきましょう。
【ファイル・フォルダ整理整頓法を大公開！】効率よく作業を進める方法5選
こんにちは、ユータです！
今回は
ファイルやフォルダを整理整頓して
必要なモノをすぐに見つけて
効率よく作業する方法
を紹介していきます。
この記事を読まないと
「見たい資料を見つけるのに時間がかかる」
という問題がいつまでの続いてしまいます。
この記事を読むことで
「必要なモノをいつでもすぐに見つけられる」
と作業を効率よく進めることができます。
整理整頓して作業を効率よく進めるための
方法を5つ紹介していきます。
これができるようになれば
あなたも整理整頓マスターになれるでしょう。
1.数字やアルファベットを先頭につける
数字やアルファベットを先頭につけておくと、
キーボードで選択することで、
対象のフォルダ、ファイルに
ジャンプすることができます。
先頭の文字が日本語だと
どのキーも反応しません。
日本語のフォルダ名にしたい場合も
先頭に何かしらのアルファベットを付けると
フォルダの移動が早くなるでしょう。
例えば、ブログというフォルダがあります。
ブログだけだとキーボードから
移動することができません。
先頭に「b」や「01」などを付けることで
キーを押したらフォルダに移動してくれます。
小さいことかもしれませんが、
キーで見つけたいフォルダやファイルを
見つけられらば時間短縮につながります。
2.名前で中身が判断できる
名前で中身が判断できないと、
一生開かないフォルダに
なってしまいがちです。
例えば、01.ブログというフォルダの中の
00.画像というフォルダであれば、
ブログの画像が入っていると
すぐに判断することができるでしょう。
しかし、00.画像ではなく、
20221201という名前のフォルダだと
1年後に見た時に中身で判断できません。
フォルダを新たに作るときは
意味のある名前にすることで
後から管理が楽になります。
3.番号や日付で並べる
番号や日付がいいのは、
アナログでのバージョン管理や
バックアップの管理です。
〇〇_20221201としておくと、
バックアップした日付を
分かりやすく並べることができます。
次に説明するoldファイルに
入れるという手法を取れば
ほとんど使うことはないかもしれません。
ソフトのバージョン管理する時に
並び替えてどのソフトが最新なのか
一目で判断できるので使い道はあるはずです。
4.古いものはoldファイルに入れる
管理期間が長くなると、
1つのフォルダ内に格納される
ファイルの量が多くなってしまいます。
ファイルやフォルダの量が多いことは、
それだけ探すための
時間が必要になることにつながります。
例えば、作成した資料のバージョンを上げて
上げる前のファイルを残しておく
という作業を繰り返していると
ファイルが埋もれてしまいます。
フォルダも同様で日付で管理されていると
過去のフォルダが残って資料探しに
時間がかかってしまうでしょう。
過去に作ったファイルやフォルダを
参照することはほぼないはずです。
フォルダやファイルが埋もれるのを防ぐには
同フォルダ内にoldフォルダを作って
全部をそこに入れてしまいます。
イメージ的には、
フォルダ内のゴミ箱です。
こうすることで、
必要なファイルだけが残るので
フォルダ内がスッキリします。
5.一時フォルダやファイルは用が済んだら削除
資料作成で作った一時的なファイルは
残りがちだと思います。
私も用が済んだら削除する癖をつける前は
デスクトップやフォルダ内に
意味のないファイルが残っていて
必要な資料を探すのに時間がかかっていました。
何も意識しないと、
不要なファイルが残ることが多くなります。
そして、あとから振り返った時に
中身に書いてあることが理解できず、
理解できないからこそ捨てられない。
「もしかしたら
大事なことかもしれないって思って」
という事態に陥って削除できない方も
いるのではないでしょうか？
役割が終わったら削除するか、
何のため作成したファイルか判断できるように
フォルダの中に入れておくことが大切です。
不要な一時ファイルがなくなれば
デスクトップや他のフォルダが
必要なものだけになり
見やすくなるはずです。
まとめ
今回はフォルダの管理方法を紹介しました。
一時的に作ったフォルダやファイルを
残しておかずに捨てる作業が
一番大事かもしれません。
後から振り返った時に
意味分からないファイルたちは
とても多いです。
やっていないことであれば、
ぜひ試してみてください！
【作業の全体把握の方法を捉えよう！】目的意識を持って業務を進めていく方法4選
こんにちは、ユータです！
今回は、
作業の全体像を把握して
目的意識を持って業務を進めていく方法
について、お伝えします。
あなたは上司やリーダーから
仕事の全体像に関して、
こんなこと言われることはないでしょうか？
「全体像見えてる？」
「全体像を意識して仕事して」
新入社員や新しい仕事だったりすると、
全体像を意識するのって
意外と難しかったりしますよね。
この記事を読まないと、
- いろいろなことが気になってしまう
- 何をすればいいか判断できない
とかなり痛い失敗をしてしまいます。
この記事を読むことで、
- 自立した社員になれる
- 自分で判断できる
と仕事をスムーズに進めることができます。
4つに分けて作業全体を
把握する方法を説明していきます。
1.仕事の全体的なイメージを捉える
「仕事の全体的なイメージ」は、
仕事を具体的に形にしていくために、
頭の中でイメージつけば、OKです！
仕事の工程が1から10まであるとして、
各工程で何が必要なのか具体化していきます。
作業を具体化するコツは
とにかく必要なことを
細かく作業を工程化することです。
例えば、営業でスーツを売るときは
手順は以下のようなことが挙げられます。
- アポイントを取る
- お客様と会う
- 営業をかける・提案する
- 商品を売る
挙げればもっとありますが、
4つの工程が挙げられます。
アポイントを取るという工程では
どのような手段でアポイントを取るか
考えて細分化ができます。
- 電話でアポイントを取る
- スーツの展示会に行って声を変える
細かくしていけば何をすればいいのか
把握していくことができるでしょう。
わからないときは
知っている人に聞いて
真似ていくことがオススメです。
2.今やっている仕事が全体のどこに効くのかを捉える
仕事は自分以外の他者に貢献して、
成果を出して、
その対価として給料支払われます。
例えば、営業でスーツを売っていくとしましょう。
スーツを着ることで
お客様の見た目がカッコよくなり、
モテることにつながる
スーツを着て仕事をすることで
自信を持って仕事することができる
自分の仕事が全体のどこに貢献しているかを
意識しながら仕事をすることがかなり重要です！
自分が求められている
仕事のクオリティが理解できます。
その基準に合わせて、
自分の仕事のクオリティを高めることもできます。
3.仕事の目的を把握する
あなたはなぜその仕事をやっているのか
常に意識できていますか？
ただ上司や先輩から言われたことを
そのままやっていませんか？
もしそうだった場合は、
少しでも「今やる仕事をなぜやっているのか？」
という目的に立ち返りましょう。
その仕事をやる目的が明確であれば、
その目的を達成するために
今の自分の仕事で何が必要かが見えます。
それによる具体的行動もわかるはずです。
どんな仕事にも目的は存在します。
どんな仕事でも
「なぜそれをやるのか？なぜそうなっているのか？」
という目的を振り返るクセをつけてみてください。
それだけで頭が整理されて、
「何がわからないかがわからない」
ということが防げます。
4.仕事のゴールを捉える
最後がゴールへの意識です。
ゴールというのは
あなたの仕事の最終的な着地点です。
あなたは仕事を行う時に
最終的な着地点を
どのように設定をしていますか？
ゴールを設定できていないと、
仕事が間延びし、自分がどこに向かっているのか
わからない状態になります。
例えば、山を登るにしてしても
頂点を目指して登るのか、
ただなんとなく登るのでは
全然気持ちも変わりますよね。
それは仕事でも同じです。
最終ゴールが決まっていれば、
そのゴールから逆算できるでしょう。
現地点とのギャップを埋めるために
どうすればいいかが見えるので、
方向性を見失わないで仕事ができます。
仮にそのギャップを
どう埋めたらいいのかわからなくても、
簡単に自分で仮説は立てられるでしょう。
あとはその仮説を実行するだけです。
それだけで全然仕事の質は変わってきます。
まとめ
どうしたら全体像を見れるようになるか！？
というのも大事ですが、
全体像を意識する利点を、
知ることが最初のステップだと思います。
一度自分自身の仕事に当てはめて、
紙に書きながらゆっくりと
整理する時間をとってください。
少しずつ自分は
何がわからなかったのかが明確にできます。
それを解決するために
どうすればいいのかも浮かんでくるはずです。
これが自分の頭の中で、
瞬時に理解できるようになれば、
あなたはかなり仕事ができるようになっています。
今が成長の分岐点だと捉えて、頑張ってみてください。
【20代の働き方を変えたい方必見！】Officeを使って仕事の効率をUPしよう！
こんにちは、ユータです！
今回は
Microsoft Office 365のツールで
仕事の効率をUPする使用方法
をお伝えします。
普段の業務において、
Microsoft Office 365を
使用している方も多いのでは？
資料を共有しなければならないが、
「業務で資料を共有するのが面倒だ・・・」
資料をメールに添付して送付したいが、
「資料が重くてメールに添付できない・・・」
そのような経験をされたことは
あるのではないでしょうか？
私が業務の中で使って
仕事の効率が上がったツールを
5つ紹介いたします。
1.Microsoft Teams
(マイクロソフトチームス)
Microsoft Teams は、
オンラインミーティングが
できるアプリケーションです。
最近働き方が変わってきてテレワークで
活用するようになった方も
多いのではないでしょうか。
Teamsを使えば以下のことが可能です。
- 会議のオンライン開催
- オンライン研修の開催
- 部署やチームのタスク管理
Excel、Word、Power Pointと
連携させることで、
資料共有や同時編集が可能になります。
Teams内でExcelやWordを共有することで
いざ共有しなければならない時に
すぐに共有することができますね。
2.OneDrive for Business
(ワンドライブフォービジネス)
OneDrive for Business は、
Office全体から自分のファイルすべてに
アクセスと保存ができるサービスです。
OneDriveを使えば以下のことが可能です。
- ファイルの同時編集や資料共有が可能
- セキュリティ精度が高い
- 保管できる容量が大きい
共有者を限定することも可能なので、
取引先のお客様との資料を
メールを使わずに送ることができます。
重い資料でメールで送れない！
という悩みが解決できますね。
3.OneNote
(ワンノート)
OneNoteは、
紙でのメモのように書き込み可能な
ノートブック機能です。
OneNoteでは以下のことができます。
- テキスト入力
- ペン（色分け）による描画やメモ
- 動画・画像の挿入
- ラベルシールの貼り付け
会議の議事録を書いて
TeamsやSharePointで展開すれば
すぐに内容を共有することができます。
議事録をWordやメモ帳で書いて
メールで展開なんていう面倒な作業が
不要になるでしょう！
4.SharePoint
(シェアポイント)
ファイル共有や情報共有を
目的としたツールです。
ShrePointを使うと
以下のようなことができます。
- 文書や画像のコンテンツ共有
- スケジュール共有
- 各種書類の管理
- アンケートの実施
業務に関わるすべてを
まとめて共有し管理できるので、
業務を円滑にしてくれます。
OneNoteで作成したメモや
Excel,Wordの資料を共有できるので、
スピーディーに業務を進められるでしょう！
5.Exchange
(エクスチェンジ)
Exchangeは、
メールの送受信をおこなうサーバーの
クラウドサービスです。
Exchangeで以下のことができます。
- ラベルの付与
- 優先受信トレイ
- フォルダ分け
メール管理が簡単にできるので
大事なメールが漏れることを
無くすことができます。
メールを管理する時間が減れば
他の仕事に集中できて
ミスを減らすことができるでしょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
Microsoft Office 365には
便利なアプリや機能が満載ですが、
有効活用すれば業務効率化につながります！
ぜひ、様々なアプリの機能を知って
自身でどのように使うのが適しているのか
模索してみましょう。
【Google検索を効率化！】覚えておくと便利な検索コマンドを大公開
こんにちは、ユータです！
今回は
インターネットで検索して調べる時に
参考にしたいサイトが見つかるような
検索の精度が上がる方法
をお伝えします。
業務で調べものをしている時
中々参考になるサイトが見つからない・・・
調べるのに時間がかかって
残業時間が増えてしまった・・・
という経験をされている方は
いらっしゃるのではないでしょうか？
私も調べている時に
調べるのに時間がかかって
あっという間に1日が過ぎてしまった・・・
ということがありました。
そんな時に検索の効率化ができる
検索コマンドを知りました。
日本で使われている検索エンジンは
Googleが約75%を占めているため
Googleの検索コマンドを学びました。
業務で調査をする時に使用した結果、
今まで約30分かかっていたのが
半分の15分でサイトが見つかりました！
検索コマンドでこれを使えば
業務効率化できるというものを
5つ紹介していきます。
① 完全一致検索【””】
検索したいキーワードを
ダブルクォーテーション【”】で
囲むことで完全一致検索ができます。
完全一致検索は文字通り
キーワードが完全に一致した
検索結果を表示してくれます。
例えば、サービス名や商品名で
検索したい時などに便利です。
以下のように使用します。
"キーワード"
類似しているものが多くて見つからない・・・
という時は完全一致検索で
ピンポイントに絞って検索しましょう！
② キーワードを除外する【-】
検索したいキーワードから
特定のキーワードを除外したい時に
「-」を使います。
以下のように使用します。
検索キーワード -除外キーワード
「Wikipediaを除いて検索したい」
といった時に除外して検索することで
検索結果をコントロールしていきましょう！
③ 複数のキーワードを含む【AND】
キーワードの間に「AND」を入れることで
両方の単語を含んで
検索を行うテクニックです。
以下のように使用します。
キーワード1 AND キーワード2
「複数の単語で検索する際には
スペースを使う」
というのは基本ですよね。
ただ一方で、Google検索では
「関連しそうなページ」
も上位に表示されることが少なくありません。
AND検索を知っていると
関連しそうなページではなく
確実にキーワードを含んだ結果になります！
④ どちらかのキーワードを含む【OR】
キーワードの間に「OR」を入れることで
複数のキーワードを組み合わせて
検索を行なうテクニックです。
以下のように使用します。
キーワード1 OR キーワード2
キーワードの間にスペースを
入れて絞り込むAND検索は
何気なく使っている人も多いはず。
合わせて、どちらか1つを含む検索結果を
表示させるOR検索も知っておくと便利です！
⑤本文に含まれるキーワード指定【intext:】
ページのテキスト内に指定したキーワードが
含まれている検索結果がすべて表示されます。
以下のように使用します。
intext:キーワード
特定のテーマにまつわる記事や論文を
探す時に検索結果の絞り込みに
使うことができるでしょう。
まとめ
検索コマンドを5つ紹介してきました。
初めて知った方はぜひ使ってみてください。
検索1つでもコマンドを覚えることで
1日の時間を数分でも効率化できれば、
長い目で見ると大きな削減になるはずです！
【20代会社員必見！】ショートカットキーで業務効率UPする操作方法
こんにちは、ユータです！
今回は、
ショートカットキーを覚えて
キーボードだけで
簡単に操作できる方法
をお伝えします。
もし、あなたが
マウスを使って
クリックやドラッグしていて
「手が疲れちゃうなぁ」
「資料作りに時間がかかるなぁ」
とストレスを感じることが
ある方はいるのではないでしょうか？
ショートカットキーを
覚えて使えるようになるだけで
業務効率が格段に上がります！
私も、ショートカットキーを
覚えて業務効率がUPできて、
上司から褒められることが増えました！
また、残業時間も減って
自分の趣味の時間を多く取れて
ストレスがなくなっていきました！
私が覚えて業務効率が上がった
ショートカットキーを
5つ紹介していきます！
同じことでもやり方が違うので、
それぞれ紹介していきます。
1.開いているウィンドウを順に切り替える
Windows : [Alt]キー + [Tab]キー
Mac : [Command]キー + [Tab]キー
例えば、ワードで書類作成している途中に、
何か情報を調べたい時に
ウィンドウを切り替える操作を行うことがあります。
マウスでアプリを探すのが
面倒だなと感じることが
あるのではないでしょうか？
このショートカットキーを使えば
キーボードから手をはなくことなく、
目的のウィンドウを最前面にできます！
2.アプリを閉じる
Windows : [Alt]キー + [F4]キー
Mac : [Command]キー + [Q]キー
最前面にあるアプリを
閉じることができます。
マウスを使って[×]をクリックして
閉じる方は多いのではないでしょうか？
このショートカットキーを使えば
キーボード操作のみで
閉じることができます。
保存が必要なものに関しては
保存できていなければ
保存の確認が出てくるので
安心してください。
3.ウィンドウ（タブ）を閉じる
Windows : [Ctrl]キー + [F4]キー
Mac : [Command]キー + [W]キー
複数のウィンドウを開けるアプリで
選択しているウィンドウのみ閉じます。
例えば、調べる時に新規のタブを開いて
検索し終わった後にタブを
マウスを使って[×]ボタンで閉じるのではなく、
キーボードだけで閉じることができます。
閉じたいタブしか閉じないので、
誤って他のタブを閉じることがありません。
4.検索
Windows : [Ctrl]キー + [F]キー
Mac : [Command]キー + [F]キー
調べている時に目的の説明があるか
目視で探して時間がかかる
と感じる方はいるのではないでしょうか？
そんな時に検索のショートカットキーを
使用すれば一発で目的の説明を
見つけることができます。
5.タブ切り替え
Windows : [Ctrl]キー + [PgDn]キー
Mac : [Option]キー + [Command]キー + [→]キー
例えば、調べ物でタブをたくさん開いて
見たいタブをマウスでクリックして
探すことはありますよね？
どれが本当に見たいタブか
分からなくなってイライラしてしまうことが
あるのでないでしょうか。
そんな時にキーボードでタブ切り替えを
することができるので
おすすめのショートカットキーです。
まとめ
業務効率を上げるための
ショートカットキーを紹介しました。
他にもショートカットキーはあります。
少しずつ覚えて使えるようになれば
より業務効率は上がっていくはずです。
ショートカットキーを有効活用して
快適に業務を進めていきましょう！
