【効率よく作業を進められない20代会社員必見！】タスクの細分化して仕事効率UPする方法
こんにちは、ユータです！
今回は
タスクを細分化することで
やるべきことを明確にして
仕事効率を上げる方法
についてお伝えします。
あなたはタスクの細分化できていますか？
タスクの細分化とは？
大きな仕事を小さく分けて
取るべき行動が明確にイメージできるまでまで
詳細にしていくことです。
タスクを細分化できていないと
作業を細分化して時間配分できていないと
様々な問題が出てきます。
1日の終わりに全ての作業を終えることができなかった
作業に漏れがあって上司から指摘された
仕事をこなしているだけで充実感が全くない
タスクを細分化できると
1日1日のやるべきことが明確になり
余裕を持って仕事をすることができます。
やるべきことを全て定時内でできる
作業に抜け漏れがなく上司から褒められる
仕事にやりがいを持って充実感のある日々を送れる
仕事の効率を上げていった先には
日々の残業が多い方は残業が減って
趣味や勉強の時間を取ることができます。
さらに、仕事では上司や先輩、
後輩から信頼されてより大きな仕事を
任せられるようになるでしょう！
タスクを細分化するメリット3つと
タスクを細分化するポイント2つを
それぞれ解説していきます。
タスクを細分化するメリット
仕事の作業量とプロセスの可視化
タスクを細かく分けることで、
作業量が可視化することができます。
プロセスとは
作業を進める手順や方法、過程です。
さらに、作業の全体像が見えてきて
プロセスがわかりやすくなります。
その結果、どの業務からどのように
進めていくことが一番効率的であるのか
考えやすくなります。
社内分業が可能になる
作業量やプロセスが明確になると、
自分だけではやりきれない部分を
同僚に分担してもらうこともできます。
また、他部署に依頼したほうが
効率的な業務を見極めたりすることが
できるようになるでしょう。
また、近々必要になりそうな業務を
事前に依頼しておくこともできます。
期日に間に合わなかったという事態や
突発的に問い合わせするというケースは
グッと減らせるでしょう。
モチベーション低下防止
ある設計書を書かねばならないとき、
タスクを細分化していない状態では、
設計書が完成しているのか、していないか、
の2択での判断になります。
これは、「今日もできなかった・・・」と
自分自身に負の感情を抱いてしまう事態に
陥りやすいといえるでしょう。
一方で、タスクを細分化しておくと、
「今日は忙しいけれど、このタスクだけは終えておこう」と
スムーズに判断でき、実行できます。
1日を終えたときに、
「今日はここまで進められた」と思えることで、
自己肯定感やモチベーション低下が防げるのです。
タスクの細分化するポイント
仕事を細かいタスクに分けていくのは、
簡単なようで案外難しいものです。
実際にうまくできる人は
決して多くはありません。
働く中で、業務の細分化について学ぶ機会が
ほとんどないのがその理由です。
では、具体的にどのようにすれば
業務を細分化できるのでしょうか。
ポイントは2つあります。
- できるだけ細かいプロセスに分解する
- プロセス単位で目的を設定する
それぞれについて解説していきます。
できるだけ細かいプロセスに分解する
1つ目のポイントは、
業務をできるだけ細かいプロセスに
分解することです。
これは作業手順をつくることと
ほぼ同じことです。
手順さえわかってしまえば、
着実にゴールに向かって進められるでしょう。
設計書を作るのであれば、
「参考資料を用意する」ß
「パソコンを立ち上げる」
「テキストエディタを開く」
「書く」
といったことです。
多くの人が経験したことのある業務は、
「作業の細分化」が容易にできるはずです。
プロセス単位で目的を設定する
ただプロセス単位で切り分けただけでは、
業務を細分化したことにはなりません。
作業効率を上げるためには、
プロセス単位で「なぜ？」を
突き詰めることが大切です。
1つひとつのプロセスの目的を考えて
深掘りをしていくことで
なぜやらないといけないかが明確になるでしょう。
どの業務が重要か、無駄な業務がないか、
を見極めることが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
「この仕事をいつまでにやる」と
漠然と捉えて仕事に臨んでも
できなかった時に落ち込んでしまうことが
多いでしょう。
しかし、タスクを細分化して
「この仕事をやるためには」を深掘りすると
効率的に進めることができます。
「資料を集める」
「資料を読み込む」
「設計する」
「確認する」
細かいスパンで目標が達成できるため、
モチベーション維持にも効果的です。
個人レベルだけでなく、
部署や会社全体の仕事が
効率化できる可能性があります。
組織内での仕事の進め方や
タスク管理に困っている方は、
ぜひ細分化を取り入れてみましょう。
