【スケジュール管理ができない20代会社員必見！】スケジュールを立てる方法6選
こんにちは、ユータです。
今回は
生産的な1日を過ごすための
スケジュールを立てる方法
についてお伝えします。
スケジュール管理ができなくて
困った方はいるのではないでしょうか？
「自分のスケジュール管理ができなくて、
先方に迷惑をかけた」
「スケジュールの抜けが発生して、
会議に参加できなかった」
このような問題に直面した時
1日のスケジュールを管理できないと
全体のスケジュールに影響してしまいます。
スケジュールを立てることができないと
様々な問題が起きてしまいます。
生産性がなく、無駄な1日を過ごしてしまう
スケジュールを立てられないと上司から怒られてしまう
自立した会社員になれない
以下のことを考えている方は
この記事を読んでください。
スケジュール管理できるようになりたい！
生産性のある1日を過ごしたい！
自立した会社員になりたい！
1日のスケジュールを立てて実行していって
会社員として一人前になれるように
行動していきましょう！
1日のスケジュールの立て方について
6項目あげて説明していきます。
1.MIT(最重要タスク)を優先すること
最も重要な仕事を先にやることが
一番大切なスケジューリングです。
もちろん、MIT(最重要タスク)だしけて
1日を過ごすわけではありません。
しかし、MITを着手すると物事を
有意義に進めることができるタスクです。
MITをやることで
1日に勢いをつけることができます。
先に片付けることで
モチベーションを上げることができます。
1日の終わりには、
より強い達成感を感じるでしょう。
いずれにしろ、有意義なことをしたと思えます。
1日の優先順位と調子を
設定するのに役立ちます。
2.まとまった時間をブロックすること
ブロックするというのは
タスク毎に専用の時間を作ることで
スケジュール全体として埋めていきます。
まとまった時間のブロックは
MITのアイディアの発展につながります。
つまり、「びっしり詰まった」
スケジュールで1日を
スタートすることになります。
以下の時間を確保する
意識を持つことが大切です。
- 集中力が必要な仕事をする時間
- 雑用をする時間
- 休憩時間
- メール・チャットを返す時間
時間をブロックした
スケジュールは
単なるテンプレートです。
決まり事はありません。
自身のやるべきことを
時間を区切って集中できるように
ブロックを作っていきましょう。
3.ポモドーロ・テクニックを使うこと
ポモドーロとは、
中断されずに1つのタスクに
集中する25分間のブロックで、
その後5分間休憩します。
目標は、このポモドーロを
3回か4回繰り返すことです。
その後は、長めの休憩を取って
疲れを取ります。
ポモドーロ・テクニックを
使ってスケジュールを立てるときは、
空いている時間枠に
ポモドーロセッションを入れてください。
例えば、午後1時から午後2時まで
まとまった空き時間がある場合、
そこにポモドーロセッションを
入れることができます。
この方法の優れている点は、
集中を繰り返しても
へとへとにならないことです。
25分間は、
気が散る物を避けると意外と
短い時間です。
4.ウルトラディアンリズムを使うこと
人間のエネルギーは90分サイクルの
「ウルトラディアンリズム」
と呼ばれるものに従っています。
人間の行動力は
1日を通して同じではありません。
つまり、1日の中で、
仕事に取り組みやすい時間帯と、
休憩したほうがよい時間帯が
あるということになります。
例えば、コーディングするために
長時間集中して作業する必要がる時に
成果を上げることができます。
一方、普段から細切れに時間を使っている場合は、
休憩時間を決めるときに
ウルトラディアンリズムを参考にしましょう。
5.同タイプのタスクをまとめること
ウルトラディアンリズムは、
エネルギーの流れをうまく活用しますが、
タスクの流れを活用することもできます。
同じタイプのタスクに集中する時間が
長ければ長いほど、仕事ははかどります。
この方法は、週全体に
広げて応用できるでしょう。
例えば、管理作業はすべて「金曜日」にまとめる、
あるいは、営業活動はすべて火曜日と木曜日に入れるようにします。
作業をまとめるときは、
自分のエネルギーの習性や傾向を
意識するといいでしょう。
午後の方が集中して作業に
取り組みやすい場合は、
午後にまとめてください。
6.タスクの正確な所要時間を決めること
スケジュールを立てる際に
一番の課題は経験したことがあるタスクでも
所要時間を正しく見積もれないことです。
しかし、これは時間管理の基本です。
所要時間を正しく見積れないと、
常にタスクの進捗や巻き返しが遅れます。
1つのタスクが完了したら、
かかった実際の時間をカレンダーに
確実に反映することを習慣にしています。
例えば、スケジュール上で、
そのタスクに1時間分ブロックしていても、
実際に1時間半かかったら、
ブロックしていた時間枠を1時間半に変更します。
次に、翌週のスケジュールを立てるとき、
似たようなタスクか全く同じタスクで
以前経験したことがあるものを
コピーしてスケジュールに貼り付けます。
ほとんどの人は、
この方法で実際の所用時間を
知ることができます。
まとめ
1日のスケジュールの立て方について
説明してきました。
1日のスケジュールを見直して
日々作業していくことで
生産性は上がっていくはずです。
1日の積み重ねを1週間、
1ヶ月と続けていって
有意義な時間を作っていきましょう！
