【業務改善したいけどできない20代会社員必見！】仕事効率を向上させるための 業務改善のメリットと改善の流れ
こんにちは、ユータです！
今回は
仕事効率を向上させるための
業務改善のメリットと改善の流れ
についてお伝えします。
はじめに業務改善とは、
その名の通り「業務の改善」を目的に、
業務における問題や課題を発見・解決し、
より効率や生産性を上げることです。
業務改善ができないと
業務のムリ・ムダ・ムラが
発生発生してしまいます。
業務のムリ・ムダ・ムラとは
ムリ
業務の負荷が、
能力や処理できるキャパシティを
上回っている状況のことです。
例えば、明らかに実現不可能な納期や
保有するスキルではできない仕事のことです。
ムダ
必要な量よりも多くモノを
生産していることや、
作業量が多いことです。
例えば、作業している途中で入る
目的のない打ち合わせや会議のことです。
ムラ
ムリとムダの両方が
混在してしまっている状況のことです。
例えば、同じ作業者でも
仕事の質が異なることや
成果が異なることです。
この記事を読んで改善しないまま
業務のムリ・ムダ・ムラが発生すると
期日までに業務が終わらず、
上司から指摘されることや
無駄な残業時間が増える
ということが発生してしまいます。
この記事を読んで改善していく
意識を持つことが大切です。
改善していくことで
業務のムリ・ムダ・ムラが無くなって
期日までに業務が終わって
上司から褒められることや
残業が減って自由な時間が増えていきます。
業務のムリ・ムダ・ムラを
どんどん改善していくことで
職場環境がより良くなって
あなたにとっても働きやすくなるでしょう。
業務改善による4つの効果・メリット
業務改善は、達成すべき目標を
しっかり設定することが重要です。
作業工程を形式的に見直しても、
業務改善は成功しません。
業務改善は4つの効果・メリットがあります。
設定したゴールが達成できるように
業務改善を進めましょう。
業務の効率化
現場で行う仕事の中には
- 昔からのやり方
- 今の手順が一番慣れている
といった理由で、
実際はムダな工程が多い作業を
続けるケースも少なくありません。
あなたの職場でも同じような経験は
ありませんか？
私の職場では二重の確認・登録作業や
部門間の意思疎通不足によるタイムロスで
ムダな作業が多くありました。
他の社員の方も同じようにムダが多いと
話していて職場環境の改善で
業務フローの改善でWeb上で
全ての登録作業をできるようにして
効率性を向上させることができました。
あなたも今やっている業務で
ムダなことを探して何か変えることが
できないか考えてみましょう！
生産性の向上
生産性の向上を目的とするときは、
業務にかかる時間も含めて考えましょう。
例えば、業務で1人当たりの作業時間を
30分短縮できた場合、
チーム5人で150分短縮できます。
短縮した作業を別の作業に
当てることもできるので、
生産性の向上を進められます。
私の職場では会議の時間で
雑談をしている時間が多くあったので、
会議室の予約を5分単位で
取ることができる活動をして
作業時間の確保ができるようになりました。
あなたの職場でも会議の時間で
ムダな時間があったりしませんか？
もしあるのなら早めに会議を切り上げて
作業時間に当ててみましょう！
労働環境の改善
労働環境の改善とは
- メンバーにムリな業務をさせない
- 作業時間のムラをなくす
といったことです。
例えば、あなたに対して能力を超える
仕事量が割り振られている場合、
十分なパフォーマンスを発揮できません。
業務改善を行うと
ムリが発生している箇所を把握できるため、
労働環境の改善ができます。
ムリな業務をさせないためには、
メンバーへ均等に業務を割り振る
タスク管理システムが必要になります。
私の場合は、タスク管理システムを使って
誰がどんな作業をしているのか可視化しています。
可視化しているのは、やっている業務、
期日がある場合は優先度を見て管理することで
ムリが発生しないようにすることができます。
システムを使わなくてもExcelを使ったりして
タスクの可視化をしてムリのない
労働環境にしていきましょう！
コストの削減
コストの削減はこれまでに紹介した
- 業務の効率化
- 生産性の向上
- 労働環境の改善
を改善していくことで、
業務におけるムリ・ムダ・ムラがなくなり、
結果的にコストの削減につながっていきます。
3つの活動をしていった先に
コストの削減が見えてくるので、
業務の効率化、生産性の向上、労働環境の改善
を行っていきましょう！
業務改善を進めるための重要なポイント
業務改善をスムーズに進めるためには、
しっかりと準備を行う必要があります。
現在問題を抱えている箇所にこそ
改善が必要であるため、
準備もなく業務改善を実行しても成功しません。
業務改善を進める際の基本的な流れと、
重要なポイントを3つに分けて解説します。
業務の見える化・課題の洗い出し
業務の見える化は、
- 各メンバーが何をしているのか
- 他チームとの業務上の関係性
を把握するためのものです。
日常的な業務だけでなくイレギュラーに
発生する業務も把握する必要があります。
私の職場はシステムの試験を他の会社で
行っていて不具合の連絡が来ます。
不具合連絡はイレギュラーな業務なので
1日に不具合連絡が何件来て、
現在誰が担当しているかを
把握する必要があるので、
業務の見える化を行っています。
若手の時でも見える化している一覧を見て
自分のできる作業はないかと
能動的に作業をもらうなど工夫ができるでしょう。
現状について見える化ができたら、
問題点を見つけて課題の洗い出しをしましょう。
業務の問題点は
「ムリ・ムダ・ムラ」
により起こっています。
1つの問題点を見つけたら、
項目分けして課題を深掘りして
分析しましょう。
私は以下のような項目で深掘りしています。
- 発生頻度
- 原因
- 改善方法
最初は1人で行うのは難しいと思うので
先輩や上司と一緒に作業してみましょう。
最終的に1人でできるようになれば
問題ありません！
業務の優先順位をつけて計画を立てる
1つの業務で課題や改善方法が検討した後は、
優先順位をつけていきましょう。
優先順位をつけることで
取り組むべき内容が明確になります。
優先順位は、下記2点の内容で考えましょう。
- 改善の難易度
- 改善による効果
改善の難易度は解決策に
要する時間のコストのことです。
改善できるとしても時間がかかりすぎる場合は
作業の「ムリ・ムダ・ムラ」につながる可能性が
あるので検討する必要があるでしょう。
改善による効果とは業務効率化や生産性向上など
改善により得られる効果のことです。
改善によって業務効率化や生産性向上が
できないと検討するだけ時間の
ムダになってしまうので注意が必要です。
優先順位の上位は、
「改善の難易度が低く、改善による効果が大きい」
業務です。
逆に「改善の難易度が高く、改善による効果が小さい」
業務は、優先度が低いと言えます。
優先順位を付けた後は、改善計画を作成します。
改善の目標や方法とともに、
改善前後の変化を数値などデータとして残しておくと、
業務改善による効果を評価できます。
私の場合は、業務プロセスを改善する際に
いきなり企業全体で取り組むのではなく
チームで取り組んで改善効果があるのか
を試験的に行なってフィードバックしました。
規模が最初から大きいと
取り組むのが大変な部分があるので
まずは個人で取り組む意識を持って
少しずつ改善の輪を広げてみましょう。
例えば、優先順位を決める際に
悩んで決められないときは
難易度で考えていきましょう。
数分で終わることからやっていく
そのさきで難しいことは
1人で抱え込まずに相談しながら
進めていくことが大切です。
私も自分で考えて答えが出るのか
考えても答えが出ないのかで判断して
質問していました。
あなたが考えて答えが出ないなら
何人かで考えればきっと答えは
出てくるはずです。
周りの人のことを考えて聞かないよりも
時間をムダにしない意識をしましょう。
システム化・マニュアル化で情報共有をしやすくする
改善計画に沿って業務改善を実行します。
実行中も改善計画の進捗状況を把握し、
都度評価を行いましょう。
計画通りに進まないときは、
以下をリストアップして
改善計画を修正を行います。
- 改善できた点
- 改善できなかった点
そこから改めて
業務の見える化・課題の洗い出しや
業務の優先順位をつけて計画を立てて
改善計画を修正していきましょう。
さらに業務改善の効果を高めるためには、
チーム内へ素早く情報共有できる体制が必要です。
情報共有ツールを導入してシステム化したり、
業務フローにおける変更点をマニュアル化することで、
いつでも最新の情報を確認できます。
例えば、業務フロー改善をして
マニュアル化したが作業時間の効率化に
繋がらなかった場合があったとしましょう。
今一度立ち返って何が問題があったのかを
言語化していく必要があります。
見直していくと申請が通ったら
自動でメールを送信した方が気づくことができる
申請が通らなかった時も同様にした方がいい
などといった具体的な改善が出てくるでしょう。
トライ＆エラーで修正していくことを
意識してまずはやってみるということも
大切なのです。
まずは行動を起こしてみて
改めて改善していくことをやっていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
「ムリ・ムダ・ムラ」と
3つの解決すべき課題があり、
放置したままでは業務がスムーズに行えません。
業務改善により課題を解決することで、
- 業務効率化
- 生産性向上
- 労働環境改善
- コスト削減
といった効果が得られます。
業務改善は紹介した
3つの流れで進めることが重要です。
業務の見える化から課題を洗い出し、
優先順位を付けることで
効果的な改善計画が立てられます。
改善した業務はシステム化・マニュアル化して、
素早く情報共有できる体制を整えましょう。
