【20代の働き方を変えたい方必見！】Officeを使って仕事の効率をUPしよう！
こんにちは、ユータです！
今回は
Microsoft Office 365のツールで
仕事の効率をUPする使用方法
をお伝えします。
普段の業務において、
Microsoft Office 365を
使用している方も多いのでは？
資料を共有しなければならないが、
「業務で資料を共有するのが面倒だ・・・」
資料をメールに添付して送付したいが、
「資料が重くてメールに添付できない・・・」
そのような経験をされたことは
あるのではないでしょうか？
私が業務の中で使って
仕事の効率が上がったツールを
5つ紹介いたします。
1.Microsoft Teams
(マイクロソフトチームス)
Microsoft Teams は、
オンラインミーティングが
できるアプリケーションです。
最近働き方が変わってきてテレワークで
活用するようになった方も
多いのではないでしょうか。
Teamsを使えば以下のことが可能です。
- 会議のオンライン開催
- オンライン研修の開催
- 部署やチームのタスク管理
Excel、Word、Power Pointと
連携させることで、
資料共有や同時編集が可能になります。
Teams内でExcelやWordを共有することで
いざ共有しなければならない時に
すぐに共有することができますね。
2.OneDrive for Business
(ワンドライブフォービジネス)
OneDrive for Business は、
Office全体から自分のファイルすべてに
アクセスと保存ができるサービスです。
OneDriveを使えば以下のことが可能です。
- ファイルの同時編集や資料共有が可能
- セキュリティ精度が高い
- 保管できる容量が大きい
共有者を限定することも可能なので、
取引先のお客様との資料を
メールを使わずに送ることができます。
重い資料でメールで送れない！
という悩みが解決できますね。
3.OneNote
(ワンノート)
OneNoteは、
紙でのメモのように書き込み可能な
ノートブック機能です。
OneNoteでは以下のことができます。
- テキスト入力
- ペン（色分け）による描画やメモ
- 動画・画像の挿入
- ラベルシールの貼り付け
会議の議事録を書いて
TeamsやSharePointで展開すれば
すぐに内容を共有することができます。
議事録をWordやメモ帳で書いて
メールで展開なんていう面倒な作業が
不要になるでしょう！
4.SharePoint
(シェアポイント)
ファイル共有や情報共有を
目的としたツールです。
ShrePointを使うと
以下のようなことができます。
- 文書や画像のコンテンツ共有
- スケジュール共有
- 各種書類の管理
- アンケートの実施
業務に関わるすべてを
まとめて共有し管理できるので、
業務を円滑にしてくれます。
OneNoteで作成したメモや
Excel,Wordの資料を共有できるので、
スピーディーに業務を進められるでしょう！
5.Exchange
(エクスチェンジ)
Exchangeは、
メールの送受信をおこなうサーバーの
クラウドサービスです。
Exchangeで以下のことができます。
- ラベルの付与
- 優先受信トレイ
- フォルダ分け
メール管理が簡単にできるので
大事なメールが漏れることを
無くすことができます。
メールを管理する時間が減れば
他の仕事に集中できて
ミスを減らすことができるでしょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
Microsoft Office 365には
便利なアプリや機能が満載ですが、
有効活用すれば業務効率化につながります！
ぜひ、様々なアプリの機能を知って
自身でどのように使うのが適しているのか
模索してみましょう。
