【作業の抜け漏れしてしまう20代会社員必見】ToDoリストの作り方・活用方法大公開

こんにちは、ユータです！

今回は

ToDoリストを作って

作業の抜け漏れを防止して

活用していく方法

についてお伝えします。

あなたは過去にこんなことが

ありませんでしたか？

「作業で抜け漏れがあって叱られた・・・」

「やることの優先順位を間違えて

残業してやることになった・・・」

やるべきことがまとめられないことや

優先順位を付けることができないと

自立した社員になれません。

ToDoリストを作れて活用できれば、

やるべきことをまとめることができて

作業の優先順位を付けることができます。

ToDoリストを作る上で

どのようなメリットがあるのか

把握することが大切です。

ToDoリストを作ることで

メリットは4つあります。

1.ToDoの抜け漏れを防止する

ToDoリストを作成することで、

やるべきことの抜け漏れを防止できます。

日々発生するToDoの数が限られていたり、

定常業務が多い場合は、

ToDoリストがなくても

タスクを覚えていられるかもしれません。

しかし、タスクの量が増えてくると、

すべてのタスクを

頭で覚え続けるのは困難でしょう。

「人は一度記憶したことの

70%以上を翌日には忘れている」

とも言われるため、

書き残すことが必要になってきます。

発生したToDoは

すぐにToDoリストに

書き留めておきましょう。

ToDoリストを一定頻度で

見る習慣さえつけておけば、

タスクの抜け漏れは回避できるはずです。

常にToDoリストにタスクを

書き留めておく習慣をつければ、

「何か忘れているような気がする・・・」

という不安も抜けることでしょう。

2.優先順位がつけられる

ToDoリストがあれば、

仕事に優先順位を

つけて効率的に処理できます。

緊急度や重要度、締切、タスクの

カテゴリなどを見える化することで、

以下のことを把握できます。

先に着手すべきタスク
寝かしておいても良いタスク
まとめて実施したほうがよいタスク

効率的な仕事の段取りが

できるようになるでしょう。

3.スケジュールを立てられる

ToDoリストを活用することで、

スケジュール管理ができます。

例えば、ToDoリストにある仕事の

作業工数・予定時間を見積もれば、

大体のスケジュールを把握できるでしょう。

ToDoリストを活用して

スケジュールが事前に分かるようになれば、

トラブルが起こっても臨機応変な対応ができます。

4.やることを可視化できる

ToDoリストを活用すれば

「何をやればいいのか」

が可視化することができます。

ToDoリストを活用しないと

メールやチャットなどの

さまざまな媒体に情報が分散するので、

何から手を付ければ良いか分かりません。

ToDoリストを活用することで

溜まった仕事を整理整頓するのに役立ち、

スムーズに仕事を進められるようになります。

仕事のToDoは目に見える形で

一箇所まとめて

いつでも見直せるようにしておきましょう。

次にToDoリストを

作る4ステップをご紹介します。

「ToDoリストの作り方が分からない・・・」

「作ったことはあるが続かなかった・・・」

という方は必見です！

1.思いつくToDoをリストアップする

ToDoリストの作成は

まず思いつく作業を

全て洗い出しすることからはじまります。

抜け漏れなく洗い出すには、

紙やPCのメモ帳に

書き出す方法が効果的です。

また、単発のToDoだけではなく、

仕事をする中で見つけた定型的なToDoも

リストアップしておきましょう。

そして、ToDoの洗い出しが

完了したら細分化していきます。

営業を例に挙げると

「営業のアポイントを取るという」

ToDoの場合は以下のように分解していきます。

電話の内容を決める
A社をリサーチする
A社に電話する
アポイントの日程を決める

ここまで分解すると

やるべきことが一目でわかるので

混乱することはないでしょう。

2.ジャンルごとに分ける

ToDoが多岐にわたる場合は、

ジャンル分けすることが有効です。

以下のようにジャンルを分けましょう。

プロジェクト別
クライアント別
チーム別

ToDoのジャンルを分けることで

まとめて実施すべきタスクなのか

見えてくるはずです。

色や記号で分けることや

ジャンル別にリストを作成することで

自分自身が分かるように作成しましょう。

3.優先順位をつける

ToDoに優先順位を設定しましょう。

ToDoに優先順位を付けることで、

限られた時間と労力を

効率的に使えるようになります。

ToDoの優先順位付けには、

「緊急度」と「重要度」の

2つの軸を活用する

「時間管理マトリクス」を用います。

以下の4つの分類にToDoを振り分けます。

緊急度が高い＆重要度が高い
緊急度が高い＆重要度が低い
緊急度が低い＆重要度が高い
緊急度が低い＆重要度が低い

1のToDoは最優先で

とりかかるべき業務であり、

4のToDoの優先順位は最も低いです。

4.ToDoごとに締切を設ける

それぞれのタスクに

期限を設定しましょう。

終わりのないタスクをToDoリストで

管理するのは理想的ではありません。

仮でも良いので期限を設定し、

業務の区切りをつけることが

ToDoリスト運用を成功させるコツです。

チームで実施している業務は

他の業務から逆算して

締め切りを設定しましょう。

自分だけの判断で締め切りを

設定できるようなものについては、

他のタスクとのバランスを見ながら、

無理のない設定を心掛けるべきです。

現実的ではない締切ばかりを

設定してしまうと、

ToDoリストが形骸化する

原因にもなり得るからです。

まとめ

ToDoリストの作り方、活用方法について

解説してきました。

自分に合うToDoリストの

作り方を見つけて、

ToDoリストを習慣化していきましょう。