【ファイル・フォルダ整理整頓法を大公開！】効率よく作業を進める方法5選
こんにちは、ユータです！
今回は
ファイルやフォルダを整理整頓して
必要なモノをすぐに見つけて
効率よく作業する方法
を紹介していきます。
この記事を読まないと
「見たい資料を見つけるのに時間がかかる」
という問題がいつまでの続いてしまいます。
この記事を読むことで
「必要なモノをいつでもすぐに見つけられる」
と作業を効率よく進めることができます。
整理整頓して作業を効率よく進めるための
方法を5つ紹介していきます。
これができるようになれば
あなたも整理整頓マスターになれるでしょう。
1.数字やアルファベットを先頭につける
数字やアルファベットを先頭につけておくと、
キーボードで選択することで、
対象のフォルダ、ファイルに
ジャンプすることができます。
先頭の文字が日本語だと
どのキーも反応しません。
日本語のフォルダ名にしたい場合も
先頭に何かしらのアルファベットを付けると
フォルダの移動が早くなるでしょう。
例えば、ブログというフォルダがあります。
ブログだけだとキーボードから
移動することができません。
先頭に「b」や「01」などを付けることで
キーを押したらフォルダに移動してくれます。
小さいことかもしれませんが、
キーで見つけたいフォルダやファイルを
見つけられらば時間短縮につながります。
2.名前で中身が判断できる
名前で中身が判断できないと、
一生開かないフォルダに
なってしまいがちです。
例えば、01.ブログというフォルダの中の
00.画像というフォルダであれば、
ブログの画像が入っていると
すぐに判断することができるでしょう。
しかし、00.画像ではなく、
20221201という名前のフォルダだと
1年後に見た時に中身で判断できません。
フォルダを新たに作るときは
意味のある名前にすることで
後から管理が楽になります。
3.番号や日付で並べる
番号や日付がいいのは、
アナログでのバージョン管理や
バックアップの管理です。
〇〇_20221201としておくと、
バックアップした日付を
分かりやすく並べることができます。
次に説明するoldファイルに
入れるという手法を取れば
ほとんど使うことはないかもしれません。
ソフトのバージョン管理する時に
並び替えてどのソフトが最新なのか
一目で判断できるので使い道はあるはずです。
4.古いものはoldファイルに入れる
管理期間が長くなると、
1つのフォルダ内に格納される
ファイルの量が多くなってしまいます。
ファイルやフォルダの量が多いことは、
それだけ探すための
時間が必要になることにつながります。
例えば、作成した資料のバージョンを上げて
上げる前のファイルを残しておく
という作業を繰り返していると
ファイルが埋もれてしまいます。
フォルダも同様で日付で管理されていると
過去のフォルダが残って資料探しに
時間がかかってしまうでしょう。
過去に作ったファイルやフォルダを
参照することはほぼないはずです。
フォルダやファイルが埋もれるのを防ぐには
同フォルダ内にoldフォルダを作って
全部をそこに入れてしまいます。
イメージ的には、
フォルダ内のゴミ箱です。
こうすることで、
必要なファイルだけが残るので
フォルダ内がスッキリします。
5.一時フォルダやファイルは用が済んだら削除
資料作成で作った一時的なファイルは
残りがちだと思います。
私も用が済んだら削除する癖をつける前は
デスクトップやフォルダ内に
意味のないファイルが残っていて
必要な資料を探すのに時間がかかっていました。
何も意識しないと、
不要なファイルが残ることが多くなります。
そして、あとから振り返った時に
中身に書いてあることが理解できず、
理解できないからこそ捨てられない。
「もしかしたら
大事なことかもしれないって思って」
という事態に陥って削除できない方も
いるのではないでしょうか？
役割が終わったら削除するか、
何のため作成したファイルか判断できるように
フォルダの中に入れておくことが大切です。
不要な一時ファイルがなくなれば
デスクトップや他のフォルダが
必要なものだけになり
見やすくなるはずです。
まとめ
今回はフォルダの管理方法を紹介しました。
一時的に作ったフォルダやファイルを
残しておかずに捨てる作業が
一番大事かもしれません。
後から振り返った時に
意味分からないファイルたちは
とても多いです。
やっていないことであれば、
ぜひ試してみてください！
