【資料作成で時間がかかってしまう20代会社員必見】資料作成のコツを押さえて作業効率化
こんにちは、ユータです！
今回は
資料作成のコツを抑えて
作業効率を上げる方法
についてお伝えします。
仕事の中で資料を作ることは
多くあるでしょう。
ですが、資料の作り方について
教わらないことがほとんどです。
資料作成のコツを教わらずに自力で
作成していることになります。
資料作成のコツを抑えずに
作業を進めると時間がかかってしまい
残業が増えてしまうでしょう。
わかりづらい資料になってしまう
資料作成が終わらずに残業が増えてしまう
生産性が上がらず別の作業にも集中できなくなる
資料作成のコツを抑えていないと
様々な問題が出てしまいます。
資料作成のコツを抑えることで
生産性を上げるのはもちろん
残業時間が減り自由な時間を多く取れます。
わかりやすい資料を短時間で作成できる
資料作成を効率よく進めて残業時間が減る
生産性が上がり自由な時間が多く取れる
資料作成が効率よくできるようになることで
作業工数が減り、残業時間が減ることで
ストレスが軽減されるでしょう。
また、わかりやすい資料を短時間で
作成できることで自己成長の時間に
当てることもできます。
資料作成のコツを抑えて
作業効率化を図りましょう。
以下の2つのコツについて
説明していきます。
- 資料作成をスムーズに進めるコツ
- 資料作成を効率化するためのコツ
資料作成をスムーズに進めるコツ
資料を作成する際は、
「誰に」「なぜ」「何を」伝えたいのか、
といった点を意識しましょう。
資料作成の途中で方向性がずれ、
伝えたいことが何も伝わらないという
状況をさけられます。
伝わる資料を作るためには、
事前準備をしっかりとすることが大切です。
資料の目的を決める
まずは資料の目的を決めましょう。
ゴールを最初に決めることで、
話の軸が定まるので方向性が
大きくズレることはなくなるでしょう。
「この資料は、
どんな目的を達成するために
作成するのか」
目的に対する解像度を高めることで
資料に必要な要素を考える軸になって
何を書けばいいのか判断することができます。
例えば、システムの導入手順を資料化する時は
目的は以下のことであると判断できます。
「この資料を読めばシステムを
導入できることができるようになる」
資料の目的が明確になれば
自然と書くべきことがわかってくるので
スムーズに作成を進めることができますね。
資料の読み手をイメージする
次に「誰が資料を読むのか」を
イメージします。
誰に向けて資料を作成しているかを
イメージすることで無駄な情報を減らせます。
「前提情報をどの程度入れる必要があるのか」
「語彙の選択」
が明確になり、無駄な情報を減らせるでしょう。
例えば、読み手が初めてシステムを
導入するとしたら前提のボリュームを多く取ろうと
判断できて記載内容を判断できます。
読み手がある程度知識がある人が前提であれば
前提を省略して本題から入ろうという具合で
資料を作ることができます。
「資料を読むのは誰なのか」をイメージし、
その人にあった情報量や説明を心掛けましょう。
フレームワークを活用して情報を整理する
フレームワークとは、意思決定や分析、
手順に沿って整理していくための、
共通して利用できる思考の枠組みを意味します。
論理構成のフレームワークに
「PREP法」というものがあります。
「PREP法」とは以下の4つの
単語の頭文字からきています。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：具体例
- Point：結論
簡潔かつ説得力のある文章を
作成する際に用いられます。
いきなり資料を作り始めるのではなく、
まず伝えたいことをフレームワークに落とし込み、
情報を整理してみましょう。
簡潔で伝わりやすい資料作成につながります。
＜結論＞
記事で一番重要なのはタイトルです。
＜理由＞
なぜなら、タイトルで注意を引けなければ、
本文が読まれることは決してないからです。
＜具体例＞
実際、多くの読み手はタイトルを見て、
続きを読むか読まないかを判断しています。
本文を読む人に比べて、タイトルだけを読む人は
○○％にもなるというデータもあります。
ほとんどの人はタイトルで記事を
判断しているということです。
＜結論＞
したがって、読み手の注意を引くタイトルを
作ることが重要になるのです。
資料作成を効率化するためのコツ
どんな資料でも効率よく作成するための
コツを紹介していきます。
装飾に時間をかけすぎない
あくまで資料を作成する目的は、
「必要な情報を読み手に伝える」
ことです。
デザインのコツを抑えることだけでも、
見やすい資料は作成できます。
デザインに凝りすぎるよりも、
必要な情報をシンプルに
伝えることを意識しましょう。
例えば、使う色を絞ることや
資料の背景色などをシンプルに
することをしましょう。
第三者からのフィードバックを求める
資料の骨子を作成した段階で、
第三者からフィードバックをもらうことで
新たな発見があるかもしれません。
- 伝えたい意図が伝わるのか
- 情報量は適切なのか
資料完成後にフィードバックをもらうと、
修正に多くの時間がかかってしまう
恐れがあるので注意が必要です。
修正を最小限にするためにも、
骨子の段階でフィードバックを
依頼することがポイントです。
例えば、システム導入の手順書を作るときは
目次を作った段階で必要な項目が揃ってるか
フィードバックをもらうことが大切です。
資料デザインをテンプレート化して流用する
過去に作成した資料の流れやデザインを
テンプレート化することで似た資料を
作成するときに時間削減できます。
また作成したテンプレートを
社内共有することで、
チームや会社全体での
業務効率化も図れるでしょう。
なお最初はオリジナルのものではなく、
資料作成ツール標準のテンプレートや、
プロが作成したテンプレートを
使うのもオススメです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
資料作成のコツを抑えることで、
わかりやすい資料を
スムーズに作成することができます。
以下の2つのコツを理解していって
より良い資料を作成していきましょう。
- 資料作成をスムーズに進めるコツ
- 資料作成を効率化するためのコツ
