【複数業務を抱えて作業が中途半端になってしまう20代会社員必見】マルチタスクを克服するポイント6選

こんにちは、ユータです！

今回は

仕事でマルチタスクになってしまい、

作業の進捗が中途半端に

なりそうな時の対処方法

についてお伝えします。

複数の仕事を同時に行うマルチタスクは

起こりがちです。

例えば、資料作成やメール返信、

問い合わせに対する回答など、

複数のタスクを同時に処理することです。

マルチタスクをこなすスキルがあれば、

タスクが溜まらずプロジェクトを

より円滑に進められるようになります。

とはいえ、マルチタスクが苦手、

または効率的な進め方が分からないと悩む方も

多いのではないでしょうか。

マルチタスクになってしまった時に

記事を読まずに対策を知らない状態だと

知らず知らずの間に追い込まれてしまいます。

複数の作業が重なってマルチタスクになって、

どう解決していけばいいか分からず、

キャパシティを超えてしまいます。

また、以下のような問題も起きてしまいます。

作業でミスが発生しやすくなる

作業の進捗が中途半端になってしまう

マルチタスクになった時の対策や

ポイントを抑えることで

挙げた問題点が解決できるでしょう。

業務の全体像が見えてくる

コミュニケーションが活発になる

作業が円滑に進むようになる

作業をマルチタスクで進められるように

なった先には1日の作業の生産性が上がり、

仕事でもプライベートでも充実していくでしょう。

マルチタスクができない、苦手という方に

克服するためのポイントを

6つ紹介していきます。

マルチタスクをシングルタスクにしよう

マルチタスクができない、苦手な方は

やるべきタスクを1つずつ細分化して

シングルタスク化しましょう。

シングルタスクにすることで

1つの物事に集中することができて

効率が上がります。

複数のタスクを同時にこなすのが

マルチタスクです。

それに対して、シングルタスクは

他のタスクに手をつけず、

1つに絞って取り組む手法となります。

1つひとつの業務はシンプルなのに、

タスクが重なってたくさんの業務になると

パニックになりますよね。

マルチタスクが苦手な人は

積み上げられたタスクを分解して、

シングルタスクにしてみましょう。

マルチタスクを克服する6つのポイント

マルチタスクをシングルタスクにすることで

複数のタスクが重なっても焦らずに

対応できるようになります。

6つのポイントを紹介していきます。

1.タスクを可視化する

まずはタスクをすべて書き出し、

あなたがすべきことを視覚的に

把握しましょう。

マルチタスクは2つ以上の

タスクを同時に進めるので

「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を

正確に把握しなければなりません。

タスクを可視化すれば

業務の全体像を掴めるので、

タスクの量が自身のキャパシティに

合っているかもすぐに判断できます。

例えば、以下のように見える形で

可視化するといいでしょう。

「14時までに設計書を完成される」

「15時までに問い合わせに回答する」

2.タスクを1つずつ片づける

複数の作業を任されると、

頭が混乱して

パンクしそうになりませんか？

例えば、

「14時までに設計書を完成される」

「15時までに問い合わせに回答する」

というタスクがあったとします。

各タスクにどのくらい時間がかかるのか、

見積もって問い合わせの内容を理解して、

回答するまでに必要な時間が

1時間以内であれば、

14時までは設計書作成に集中できます。

問い合わせの確認、回答するのに

1時間以上かかる場合は

事前に準備する時間が必要になります。

問い合わせの内容確認、調査、

回答の作成とそれぞれ時間を決めて

取り組む意識を持ちましょう。

シングルタスクにするためには、

1つずつのタスクに落とし込んで

取り組むことが大切です。

一度に多くの作業を手掛けることは、

効率低下につながります。

確実に業務を終わらせるために、

タスクは1つずつ取り組みましょう。

3.集中タイムを設ける

タスクを実行しているときは

気になるものをシャットアウトして

集中できる環境を作りましょう。

集中タイムに取り入れるべき方法は

以下のとおりです。

周囲に集中タイムであることを告げる
スマホを目の届かない場所に置く
社内メール・チャットの通知をオフ
使わないブラウザを閉じる

タスクに集中するためには、

自分のリズムを作ることが大切です。

意識的に外部とのつながりを

一時的に切り離すことことで、

目の前のタスクだけに集中できます。

4.1×10×1を活用する

大量のタスクをスムーズにこなすためには、

1×10×1システムを取り入れましょう。

1×10×1システムとは、

タスクを1分、10分、1時間と並び替えて、

段階的に処理できるようにする手法です。

最初に1分で終わるタスクから

取りかかりましょう。

例えば、メールの返信や

書類の捺印などが挙げられます。

次に10分で完了するタスクを

やりましょう。

例えば、電話連絡の折り返し対応などです。

このように片づけていくと、

最後に残るのは1時間以上かかるタスクです。

あらかじめ優先順位を決め、

タスク実行の日時を予定として組むことで

焦りを防止することもできます。

結果的にミスの減少につながっていきます。

5.空白の時間をつくる

あえてスケジュールに

空白の時間をつくりましょう。

業務が終わらなかったときのために

予備の時間を確保することで、

確実なタスク完了を目指します。

目安は1日2回、30分ほどの時間を

確保しましょう。

あえて予定を入れない時間をつくることで、

急な仕事を振られても対応できます。

例えば、設計書を作っているときに

予定していた時間までに

終わらなかった場合に

空き時間を利用して作業しましょう。

6.1～5までのポイントを習慣化する

最後のポイントは、

紹介した1～5までのポイントを

繰り返し行うことです。

意識して行っていた作業が

無意識にできるようになります。

例えば、子育て中の主婦です。

日常的に育児をしながら掃除や洗濯、

料理もこなします。

毎日同じことを続けていくと、

次にやるべきことを考える前に

手が動く状態になっていくでしょう。

次第に効率が上がり、

短時間で複数の家事を

こなせるようになります。

仕事では毎日の業務がまったく同じとは

いかないかもしれませんが、

紹介したポイントを繰り返すことで、

優先順位がわかるようになり、

業務がスムーズに進みます。

タスクを完了したときの達成感も得られ、

ストレスなく仕事がはかどるでしょう。

まとめ

人間の脳は2つまでの作業を

処理するのが限界と考えられ、

マルチタスクは脳にとって大きな負担となります。

もともとマルチタスクに適していないので、

自分は仕事ができないと悩む必要はありません。

マルチタスクができずに悩んでいる場合は、

シングルタスクと考えて

1つずつ集中して処理するのがオススメです。

今回ご紹介したポイントを

参考にして取り入れてみてください。